Trots att de har funnits i över trettio år tar e-postmeddelanden fortfarande upp ledig tid, irriterar, frustrerar och irriterar. Det udda mejlet gör oss också glada, men för det mesta är de en syssla snarare än ett nöje. Vad sägs om om du automatiskt kunde märka e-postmeddelanden i Gmail, sortera dem alla, använda en etikett och ta bort skräppost? Skulle inte det göra livet lite lättare?
En egenkontrollerande inkorg är den heliga graalen vad jag beträffar. Skräppost kan tas bort, marknadsförings- och reklam-e-postmeddelanden kan märkas och ställas åt sidan, och viktiga e-postmeddelanden kan märkas som sådana och placeras i en mapp där du kan se dem. Alla e-postplattformar säger att de erbjuder den här typen av organisation, men enligt min erfarenhet är det bara en som levererar. Gmail.
Etikettfunktionen har bokstavligen ändrat hur jag använder Gmail. Jag kan nu med tillförsikt använda den här e-postadressen för försäkringsofferter, registrering av nya webbplatser och alla de aktiviteter som vanligtvis skulle sluta med en lavin av spam. De skickar fortfarande lavinen, men nu överväldigar den inte min inkorg.
Märk e-postmeddelanden automatiskt i Gmail
Etiketter hjälper dig att sortera igenom alla dina e-postmeddelanden och beställa dem på ett hanterbart sätt. Etiketter är Gmail-talar för mappar och kan automatiskt identifiera, klassificera och sedan organisera alla inkommande e-postmeddelanden med dessa etiketter.
Genom att sätta en etikett på försäkring, till exempel, kan jag få all vanlig försäkringsuppgiftsskräppost och marknadsföring från min försäkringsgivare märkt och skickad till den mappen. Jag kan sedan läsa eller radera dem som jag vill. Jag kan skölja och upprepa detta så många gånger jag vill för alla ämne eller avsändare som svämmar över min inkorg.
Låt oss skapa en skräppostetikett som sorterar igenom alla skräppostmeddelanden som Gmails eget filter inte fångar upp.
- Välj Skapa etikett från menyn till vänster. Välj Mer om det inte är synligt.
- Ge din nya etikett något meningsfullt och välj Skapa.
- Välj din nya etikett och välj nedåtpilen i sökfältet högst upp på sidan.
- Lägg till avregistrering på raden Include The Words.
- Välj Skapa filter.
- Välj Använd etiketten och välj etiketten du skapade.
- Markera rutan bredvid eventuella andra operatorer du vill ha. Markera som läst är användbart.
- Välj Skapa filter.
Nu varje gång ett skräppost eller marknadsföringsmeddelande kommer in kommer Gmail att skanna det efter ordet “avsluta prenumeration” och märka och flytta det. Eftersom det mesta av legit skräppost innehåller detta ord någonstans, är det den mest användbara operatören att använda när man hanterar skräppost.
Märk e-postmeddelanden från jobbet i Gmail
För andra e-postfilter, från vänner eller från jobbet, till exempel, kan du lägga till en etikett med deras namn, e-postadressen @worplace.com eller något annat unikt för avsändaren eller typen av e-post. Potentialen för dessa märken är enorm.
Om du till exempel arbetar utanför kontoret kan det vara användbart att ha alla jobbmail skickade till en arbetsmapp så att du snabbt kan se dem.
- Välj Skapa etikett från menyn till vänster.
- Ge din nya etikett ett namn och välj Skapa.
- Välj din arbetsetikett och välj nedåtpilen i sökfältet högst upp på sidan.
- Lägg till den sista delen av e-postadressen på Från-raden. Till exempel “@workplace.com”.
- Välj Skapa filter.
- Välj Använd etiketten och välj etiketten Arbete.
- Välj Skapa filter.
Från och med nu kommer alla jobbmail från en given domän, “@workplace.com”, att skickas till mappen Work som skapades i den vänstra rutan. Eftersom vi inte har lagt till några operatörer kommer de inte att markeras som lästa, och du kommer att se antalet e-postmeddelanden bredvid mappen.
Exklusive e-postmeddelanden från etiketter
Om du upptäcker att vissa e-postmeddelanden fångas upp i dessa etiketter som inte borde vara det, kan du använda undantag för att ta bort dem. Till exempel, om du vill behålla vissa nyhetsbrev som också använder avanmälan, och de fastnar i ovanstående filter, kan du använda operatorn “-” för att utesluta dem.
Lägg bara till –(*@emailaddress.com) i avsnittet Från i filtret, så kommer de inte att inkluderas. * är ett jokertecken som kommer att fånga alla adresser från den domänen, och “-” talar om för Gmail att inte inkludera adressen i etiketten.
Du kan skapa hur många etiketter du vill i Gmail och låta dem göra alla möjliga saker, från att sortera skräppost till att filtrera arbete, grupper, hobbyer eller vad som helst. Om din inkorg sprack i sömmarna av för mycket skräp och du tappade användbara e-postmeddelanden. Som ett resultat är detta ett mycket enkelt sätt att ta tillbaka kontrollen.
Om Gmail på något sätt kunde komma med ett tillägg som automatiskt skulle kunna avregistrera mig från de hundratals papperskorgen jag får varje vecka, skulle det verkligen vara det ultimata mejlet!