Idag är verktyg för arbetsflödeshantering en integrerad del av framgångsrikt teamsamarbete, och Asana är den perfekta representanten. Denna molnbaserade programvara erbjuder otaliga utmärkta funktioner som låter användare hålla reda på uppgifter och organisera uppdrag.
Medan Asana erbjuder en gratisversion av programvaran, har betalda prenumeranter möjlighet att skapa anpassade formulär. Denna funktion är otroligt användbar för att begära arbetsprojekt eller skicka in värdefull feedback. Även om Asana-formulär har varit tillgängliga sedan 2019, kanske du fortfarande inte har gjort det bästa av det.
Här är vad du behöver veta om att skapa ett Asana-formulär och dela det med andra teammedlemmar och externa medarbetare.
Skapa ett formulär
Varje projekt i Asana har en utsedd formulärflik, så att du snabbt kan skapa ett intagningsformulär relaterat till ett specifikt arbetsprojekt.
Till exempel kan du behöva få alla teammedlemmar ombord för en brainstormingsession. Genom att skapa ett formulär kan du få alla idéer på ett ställe och hålla dem organiserade. Så, hur fungerar det?
För att skapa ett Asana-formulär, här är stegen du måste ta.
- Gå till Asana och logga in på ditt konto.
- Gå till avsnittet “Projekt” och navigera till fliken “Formulär”.
- Välj alternativet “Skapa ett formulär” eller “Lägg till formulär”. Du kommer att märka att projektets namn är namnet på formuläret som standard. Men du kan klicka för att ändra det.
- Ange namn och e-postadress till teammedlemmen eller samarbetspartnern.
- På den högra rutan väljer du fliken “Frågor”. Fyll i alla frågor du vill se i formuläret.
- För att säkerställa att personen som tar emot formuläret svarar på varje fråga, välj fältet “Obligatoriskt” bredvid varje fråga.
- Om formulärmottagaren behöver bifoga en PDF-, bild- eller Word-fil, välj alternativet “Bilaga” på fliken “Frågor”.
- Klicka på “Klar”.
Det är allt som finns. Du har skapat ett Asana-formulär.
Hur man lägger till en uppföljningsfråga i Asana-formulär
Ditt Asanaformulär kan vara så enkelt eller heltäckande som du behöver det. När du begär information från andra personer i teamet kan du behöva lägga till uppföljningsfrågor, som kallas “Formutdelning”.
På så sätt kan du få mer exakt och detaljerad information om ett specifikt ämne eller projekt. Stegen är ganska enkla, eftersom allt du behöver göra är på fliken “Frågor”.
Här är vad du ska göra.
- Gå till ditt Asana-konto och klicka på gå till ett specifikt projekt och välj fliken “Formulär”.
- Välj “Skapa ett formulär” eller “Lägg till formulär” och öppna fliken “Frågor”.
- Från samma flik väljer du alternativet “Rullgardinsmeny”.
- Ange alla frågor i rullgardinsmenyn.
- Välj “Lägg till en filial” bredvid varje fråga om du behöver ställa fler följdfrågor.
- Om du vill att lagkamrater ska ha möjlighet att välja mer än ett alternativ från rullgardinsmenyn, klicka på alternativet “Multi-select” på fliken “Frågor”.
Värt att notera är också att personerna du skickar formuläret till inte behöver ha ett aktivt Asana-konto för att ha möjlighet att fylla i formuläret.
Hur man förhandsgranskar ett Asana-formulär
När du bygger ditt Asana-formulär är det viktigt att hålla reda på hur det kommer att se ut när du har avslutat det. Men du behöver inte vänta tills det är klart för att göra ändringar i sista minuten.
Istället kan du kontrollera formulärförhandsgranskningen medan du går och göra justeringar för att säkerställa att den ser professionell och lättläst ut.
Asana har en inbyggd knapp som heter “Visa formulär” i avsnittet “Formulärer” som ger dig en snabb överblick över vad du har gjort fram till den punkten.
Så här hittar du den.
- Öppna Asana och gå till avsnittet “Formulär”.
- Välj alternativet “Skapa ett formulär” och börja anpassa formuläret.
- När som helst i processen, navigera till knappen “Förhandsgranska” som finns i fönstrets övre högra hörn.
Omedelbart kommer du att kunna se exakt vad de som skickar formuläret kommer att se när de börjar ange den begärda informationen.
Hur man delar ett Asana-formulär
Att skapa ett Asana-formulär är en ganska enkel process, eftersom plattformen har ett mycket användarvänligt gränssnitt. Nu när du har skapat den perfekta formen är det dags att dela det med andra.
Så snart du klickar på Klar-knappen efter att ha avslutat formuläret, kommer en “Kopiera formulärlänk” att visas i det övre högra hörnet av fönstret. Allt du behöver göra är att ta två steg för att dela den.
- Klicka på knappen “Kopiera formulärlänk” och kopiera den till ditt urklipp.
- Klistra in länken i ett e-postmeddelande eller alla Asana-lagkamrater.
När en avsändare fyller i formuläret kommer de att se ett bekräftelsemeddelande på skärmen som låter dem veta att formuläret har skickats.
FAQ
Är Asana gratis?
En gratisversion av Asana är tillgänglig och erbjuder flera av de mest framträdande funktionerna, som portföljer, startdatum, uppgiftstilldelning och andra. Den här versionen av Asana erbjuder dock inte “formulär” som en funktion.
För att få tillgång till att skapa anpassade formulär måste du registrera dig för en betald prenumerationsplan. Premiumplanen är $13,49 per person och månad och affärsplanen är $30,49 per person och månad. För Enterprise-planen måste du kontakta Asana direkt och begära en offert.
Kan du ha flera formulär per projekt i Asana?
Ja, du kan skapa mer än ett formulär för ett enda projekt i Asana, även om du måste ha antingen en Business- eller Enterprise-plan för att få tillgång till den här funktionen.
Denna funktion låter dig konsolidera olika indatatyper för ett projekt och generera den mest värdefulla informationen.
Vilka är de vanligaste användningsområdena för asanaformer?
Asanaformulär kan användas på olika sätt, men att begära feedback om ett specifikt ärende är förmodligen det vanligaste.
Blankettens syfte kan variera beroende på typ av verksamhet. Asana-formulär är användbara för att utfärda kreativa förfrågningar, skicka in felrapporter, få kundfeedback eller hålla reda på IT-buggar.
Kan du lägga till ett anpassat formuläromslag i Asana?
Jo det kan du. Ditt Asana-formulär kan se ut som en del genom att lägga till ett anpassat omslag. Processen är superenkel, eftersom du kommer att se “Lägg till omslagsbild” högst upp i formuläret så snart du klickar på knappen “Skapa ett formulär”.
Du kan ladda upp en bild från din enhet, kanske en företagslogotyp eller en bild som relaterar till ett specifikt projekt, så att insändare kan få en omedelbar ledtråd om formuläret.
Att navigera i Asana formar sig som ett proffs
Att skapa formulär kanske inte verkar vara det roligaste man kan ha, men med Asana är det en relativt rolig uppgift. De många anpassningsmöjligheterna och formulärgrenarna gör att du kan bli kreativ med formulären och få exakt den information du behöver för att avancera projektet.
Tänk på att Asana-formulär endast är tillgängliga för dem med en betald prenumeration, så om du vill skapa värdefulla formulär måste du välja en plan.
Du kommer att kunna dela dina Asana-formulär snabbt och de kan till och med dupliceras, så du behöver inte börja om från början varje gång du behöver ställa en specifik fråga till dina lagkamrater.
Hur skulle du använda Asana-formulär? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.