DocuSign är utan tvekan världens ledande molntjänstleverantör för elektroniska signaturer och avtal. Men även om det kan effektivisera arbetsflöden, transaktioner och dokumentutbyten, är DocuSign inte perfekt.
Ett av huvudproblemen som användare kan stöta på är att korrigera misstag i en signatur. Själva processen är ganska enkel. Men det finns många tillfällen då det kanske inte fungerar på grund av olika faktorer.
Den här artikeln kommer att gå över processerna för antagande och ändring av signaturer i kuvert, kontoprofilen och skälen till varför DocuSign inte låter dig ändra din signatur.
Ändra kontosignaturen i DocuSign
Ett av de snabbaste sätten att ändra signaturen i DocuSign är att använda ett kontotäckande tillvägagångssätt. Så här kan du hantera din profil för att ändra, ta bort eller lägga till signaturer:
- Logga in på ditt DocuSign-konto.
- Klicka på användarikonen.
- Välj “Hantera profil”.
- Klicka på “Signaturer”.
- Välj “Ändra”, “Ta bort” eller “Lägg till ny” för att ändra dina kontosignaturer.
Kom ihåg att du kan justera stilen och ritningen av en signatur innan du laddar upp den till ditt konto.
Anta en ny signatur i DocuSign
Du kan alltid anta en ny signatur om du vill ändra signaturen när du signerar ett dokument. Även om det är en lång process, är det ganska okomplicerat för de flesta användare.
Här är stegen du behöver följa:
- Använd DocuSign för att gå till önskat dokument.
- Markera rutan “Elektroniska register och signaturavslöjande”.
- Tryck på “Fortsätt” för att öppna dokumentet.
- Tryck på “Start” för att flytta till det första signaturfältet.
- Klicka på fältet “Obligatoriskt – Signera här” för att öppna rutan “Anta din signatur”.
- Gör dina ändringar.
- Klicka på knappen “Adoptera och signera”.
- Tryck på “Slutför”.
Du har fyra alternativ när du ändrar och antar en signatur.
Först kan du ändra stilen för att justera utseendet på initialerna och signaturen som helhet. För det andra kan du välja att rita en ny signatur att använda i ditt dokument.
“Use Signature Pad” är ett annat solidt alternativ.
Du kan fånga en signatur i realtid från en signaturplatta. Men alla har inte en signaturblock eller ritfärdigheter.
Om det är du så finns det ett alternativ. Alternativet “Ladda upp” låter dig ladda upp en signaturbildfil. Kom bara ihåg att bekräfta ditt fullständiga namn och initialer i deras respektive fält innan du antar en ny signatur och signerar filen.
Hur man ändrar kuvert i DocuSign
Dokumentsignaturen kanske inte är det enda elementet som behöver en korrigering eller två. Den goda nyheten är att du kan korrigera kuvert i DocuSign. Du kan dock inte göra det om kuvertet redan är färdigt.
Om du hittar ett kuvert med misstag med statusen “väntar på andra”, här är vad du behöver göra för att göra korrigeringar.
- Logga in på ditt DocuSign-konto.
- Navigera till fliken “Kuvert”.
- Klicka på ett kuvert markerat som “väntar på andra” och tryck på “Rätta”.
- Redigera kuvertet för att rätta till misstagen och klicka på “Skicka”-knappen för att bekräfta korrigeringarna.
När du redigerar ett kuvert kan du korrigera flera fält, till exempel:
- De uppladdade dokumenten
- Mottagarens information
- Kuvertets namn
- E-postmeddelandet till mottagarna
- Signeringsfältet
Du kan också lägga till fler mottagare i kuvertet genom att klicka på knappen “Lägg till mottagare”.
Anledningar till att du inte kan ändra signaturen i DocuSign
Bara för att du kan ändra signaturen i DocuSign betyder det inte att du alltid kan göra det. Vissa scenarier hindrar användare från att ändra signaturen.
Låsta mottagarnamn
Avsändare har möjlighet att låsa mottagarnamn i DocuSign. När de gör det kan du inte ändra signaturen efter behag. Det är bäst att kontrollera med kontoadministratören för att ta reda på om detta är problemet.
Ibland är det inte möjligt att komma förbi låsta mottagarnamn för att ändra din signatur, speciellt när det finns flera mottagare. I så fall är det bäst att ogiltigförklara ett kuvert, ändra signaturen och skapa ett nytt kuvert.
Använda mobilappen
Om du använder DocuSign för Android och iOS kommer du att upptäcka att mobilapparna har begränsad funktionalitet. Trots DocuSigns kompatibilitet med iPads, iPhones, Android-telefoner och Windows-enheter kan du inte ändra signaturen direkt.
Endast skrivbordsversionen av DocuSign tillåter användare att lägga till en ny signatur. Byt till skrivbordsversionen och se om problemet kvarstår. Om inte, använd standardprocessen för att redigera eller anta en ny signatur. Ändringarna synkroniseras mellan dina enheter och du kommer att kunna använda den nya signaturen från din DocuSign-mobilapp.
Du är den enda undertecknaren
Ibland kanske du vill lägga till en sparad signatur i DocuSign. Tyvärr fungerar detta inte som standard om du är den enda undertecknaren.
För att komma runt detta måste du först skicka dig ett nytt kuvert och göra dig själv till den enda mottagaren. Detta gäller din standardsignatur. Du har dock möjlighet att välja en annan sparad DocuSign-signatur.
Inaktivt konto
Användare utan aktiva DocuSign-konton kan inte ändra den valda signaturen. Se till att ditt konto är aktivt innan du ändrar signaturen. Om ditt konto är aktivt kan det hända att du har ett annat problem.
Andra problem med signaturändringar kan inkludera följande:
- Filen innehåller universella signaturer som de i Sign Part 11 Module Enabled docs.
- Ditt dokument var redan undertecknat och returnerat.
- Du använde personlig signering.
Det fullständiga namnet har redan en signatur
DocuSign tillåter endast en signatur för varje fullständigt namn. För att ändra den antagna signaturen för ett fullständigt namn med en redan existerande signatur, måste du ta bort den gamla signaturen och skapa en ny från början.
Om så är fallet är processen ganska enkel. Här är stegen att följa:
- Logga in på ditt DocuSign-konto.
- Klicka på användarikonen.
- Välj “Hantera profil”.
- Klicka på “Signaturer”.
- Gå till “Radera” och ta bort en signatur från ditt konto.
- Tryck på knappen “Lägg till ny” för att skapa en ny signatur för ett visst fullständigt namn.
Varför användare behöver ändra en signatur i DocuSign
Många scenarier kan kräva en signaturändring, oavsett om det är i farten eller för hela kontot. Några av de vanligaste inkluderar följande:
- Felstavade namn måste ändras.
- Användaren har ändrat sitt namn sedan de senast skrev under.
- Signaturen behöver ändra storlek för att passa dokumentet.
- Mottagare delar en e-postadress men har olika signaturer.
Naturligtvis kan användare också vilja ändra sina DocuSign-signaturer på grund av personliga preferenser och stilistiska skäl.
Ytterligare vanliga frågor
Kan jag redigera ett DocuSign-dokument efter att ha skickat det?
DocuSign-kuvert märkta med “Completed”-taggen kan inte längre ändras. Det enda sättet att rätta till misstag innan mottagaren signerar kuvertet är att ogiltigförklara det gamla kuvertet och skapa ett nytt.
Kan jag dra tillbaka en signatur på DocuSign?
Efter att ha undertecknat ett dokument genom DocuSign går kuvertet till nästa mottagare på listan för att de ska signera. Därför kan du inte personligen dra tillbaka signaturen.
Den ursprungliga avsändaren kan dock hjälpa dig att revidera din signatur för att antingen ändra eller ta bort den helt från kuvertet. Mottagaren med kuvertändringsprivilegier kan också hjälpa dig att dra tillbaka en signatur.
Hur kan jag avbryta ett färdigt och signerat DocuSign-dokument?
Du kan inte korrigera eller annullera (ogiltigförklara) ett “slutfört” dokument eller kuvert i DocuSign. De enda dokument du kan redigera, för att ändra en signatur, till exempel, är de som är markerade som “Skapade”, “Skickade” eller “Levererade”. Även då måste du ha privilegierna att göra det.
Hur man aktiverar mottagarredigering i DocuSign
Som avsändare kan du göra ett DocuSign-dokument eller -kuvert redigerbart av mottagarna. Innan du skickar kuvertet, gå till menyn “Avancerade alternativ”. Därifrån går du till “Redigera” och markerar rutan bredvid “Tillåt” för att göra det möjligt för mottagarna att redigera kuvertet.
Detta hjälper andra användare att ändra sina signaturer eller göra korrigeringar av filer, e-postmeddelanden, kontaktinformation etc.
Gör din signatur unik och omedelbart igenkännbar
Som du kan se erbjuder DocuSign tillräckligt med flexibilitet när det kommer till signaturer. Du kan rita, fånga och ändra stilar i stort sett efter behag. Appen låter dig enkelt ta bort, ändra och lägga till nya signaturer till ditt konto och redigera signeringsfältet i kuvert.
Det enda problemet är att se till att du uppfyller kriterierna för signaturändring enligt DocuSigns policyer och kontoadministratörer. Så länge du uppfyller villkoren bör det ta mer än några minuter att ändra en signatur.
Vad tycker du om DocuSigns signaturhanteringssystem? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.