Upplever du att du upprepade gånger skickar e-postmeddelanden till samma grupp vänner eller kollegor? Detta är mycket vanligt för många människor, särskilt på jobbet. Men det kan vara tidskrävande och tråkigt att ange varje enskild e-postadress, en efter en, om och om igen. Du riskerar också att glömma att ta med någon i mejlkedjan.
Lyckligtvis finns det en mycket enklare metod: skapa en kontaktgrupp. Detta låter dig snabbt och bekvämt bunta ihop dina kompisar eller arbetskamrater i grupper och e-posta dem alla med minimalt krångel. Låt oss se hur det går till.
Hur man skapar en kontaktgrupp i Outlook för Windows och Mac
Att skapa en Outlook-grupp är något annorlunda beroende på om du använder skrivbordsappen eller onlineversionen. Det här avsnittet fokuserar enbart på skrivbordsversionerna av Outlook för Windows- och Mac-datorer. Här är vad du behöver göra:
- Öppna Outlook.
- Klicka på fliken “Personer” i navigeringsfältet.
- Välj “Hem” och välj sedan knappen “Ny kontaktgrupp”.
- Leta efter knappen “Ny kontakt” högst upp på skärmen, men klicka inte på den. Klicka istället på den lilla pilen bredvid den. Detta bör visa en rullgardinsmeny. Välj “Kontaktgrupp” från listan.
- Du kommer att bli ombedd att ge din nya grupp ett namn. Ange ett namn och tryck på Enter för att bekräfta.
- Med ett namn inskrivet är det dags att börja fylla gruppen med människor.
Så här fyller du i din nya grupp:
- Hitta knappen “Lägg till medlemmar” i menyn till höger.
- Dubbelklicka på varje person du vill lägga till från antingen din Outlook-lista eller adressbok.
- Om du vill lägga till någon som inte finns med i listan, skriv in deras e-postadress manuellt och fortsätt lägga till så många kontakter du vill, tryck sedan på “OK”-knappen för att slutföra gruppen.
Hur man skapar en grupp på Outlook.com
Föredrar du att skicka och ta emot meddelanden via webbläsaren? Om du är en webbappsanvändare har processen för att skapa grupp ett par mindre skillnader men är fortfarande okomplicerad. Följ stegen nedan för att få det att hända:
- Logga först in på Outlook.com i din webbläsare.
- På vänster sida letar du efter den lilla “Människor”-symbolen (det ser ut som två personer som står tillsammans) och klickar på den.
- Klicka på rullgardinsmenyn bredvid “Ny kontakt” och välj “Ny grupp.”
- Välj ett namn för din grupp och ange en liten beskrivning i rutan för extra sammanhang om det behövs.
- Tryck på den blå “Skapa”-knappen.
- Du kan sedan börja skriva in e-postmeddelanden från de personer du vill lägga till, direkt från din Outlook-kontaktlista.
- Tryck på “Lägg till”-knappen när du har gjort ditt val för att slutföra processen.
Hur man skapar en grupp på Outlook för mobila enheter
Det är till och med möjligt att skapa grupper via Outlook-mobilappen på din iPhone eller Android-enhet. Återigen, det här är väldigt enkelt, och så här gör du:
- Öppna Outlook-mobilappen.
- Tryck på din profilbild eller ikon i det övre vänstra hörnet för att visa mapparna och menyn.
- Hitta “Grupper” i listan och tryck på den.
- I det nedre högra hörnet trycker du på knappen “Ny grupp”.
- Ange ett namn för din grupp.
- Lägg till medlemmar genom att skriva in namn eller e-postadresser i respektive textfält.
- Tryck på knappen “Skapa” uppe till höger för att slutföra skapandet.
Hur man skickar e-post till grupp i Outlook
När du väl har bildat en grupp med någon av ovanstående metoder borde det vara mycket lättare att kontakta alla dess medlemmar än det var tidigare. Så här går det till:
- Öppna ett nytt meddelande och skriv in ämnet och brödtexten du vill skicka.
- Börja sedan skriva in namnet på din grupp i fältet “Till” eller “CC”.
- Den relevanta gruppen bör visas i en rullgardinslista efter att du har skrivit några bokstäver, och du kan klicka på den för att skicka meddelandet till alla i den samlingen.
Vanliga frågor
Hur redigerar jag kontaktgrupper i Outlook?
Använd fliken “Personer” i Outlook för att hitta din grupp och välj “Redigera” bredvid den för att komma åt redigeringsskärmen. Du kan ändra gruppens titel, profilbild och medlemslista. Observera att du bara kan redigera grupper som du äger.
Vad är poängen med att använda Outlooks kontaktgrupper?
Fördelen med att skapa kontaktgrupper är att de låter dig skicka e-post till fem, 10, 20 eller till och med fler personer på en gång. Istället för att behöva skriva ut varje e-postadress manuellt anger du bara gruppnamnet och skickar ett meddelande till alla. Att ha kontakter grupperade minskar också risken att av misstag lämna någon utanför chatten.
Är Outlook-kontaktgrupper samma som Office 365-grupper?
Nej, Office 365-grupper skiljer sig mycket från kontaktgrupper i Outlook. Outlook-kontaktgrupper låter dig bunta ihop olika kontakter, så att du kan e-posta dem alla på en gång. En Office 365-grupp är samtidigt när flera användare kan grupperas för att dela samma e-postadress och delade inkorg. Båda alternativen är praktiska för professionella användare, men Outlooks kontaktgrupper är också användbara i vardagen för personer som ofta mailar sin familj eller vänner.
Hur hanterar jag grupper i Outlook?
Hantera grupper kan göras via fliken “Personer” i din Outlook-applikation eller på Outlook.com, eller via menyn “Grupper” om du använder mobilen. Det är dock värt att notera att endast gruppägare kan redigera sina grupper eller lägga till och ta bort personer. Kom ihåg att om du inte har ägarstatus kommer du inte att kunna göra mycket förutom att visa eller lämna grupper.
Spara tid med Outlook-kontaktgrupper
Kontaktgrupper är ett bra sätt att spara tid när du hanterar din inkorg och håller kontakten med vänner, arbetskamrater och alla andra du chattar med regelbundet. Om du är sugen på att raka några sekunder från dina dagliga e-postrutiner är det här ett bra sätt att komma igång.
Har du sparat tid med Outlook-grupper tidigare? Känner du till några andra smarta sätt att göra e-postmeddelanden ännu effektivare? Dela dina tankar och idéer i kommentarerna.