Att beräkna stora mängder data i Excel kan vara överväldigande och tidskrävande, varför automatisering är till hjälp. Om du regelbundet använder Excel kommer du att bli bekant med alla dess funktioner som låter dig beräkna och räkna ut siffror snabbt. Men om du använder flera kalkylblad och behöver konsultera ett, kan det vara frustrerande att hitta siffrorna manuellt.
Det är här VLOOKUP kommer in. Vertikal lookup eller VLOOKUP hjälper dig att plocka ut specifik information från ett stort datablock. I den här artikeln förklarar vi hur du använder den.
Hur man använder VLOOKUP i Excel
Välj ett värde
I det här exemplet kommer vi att använda smartphones som värden. Vi kommer att ha iPhone (A2), Samsung (A3), Xiaomi (A4), Nokia (A5) och Google Pixel (A6). Det här är uppslagsvärdena du kommer att använda för att hitta data om var och en. Du kan ha dessa var som helst du är bekväm med, men för att underlätta navigeringen, låt den visas nära VLOOKUP-värdet som du söker efter.
Välj ett värdeintervall
Välj en cell bredvid ditt värde där du vill skapa ett värdeintervall. Se till att du startar din cell med (=VLOOKUP) och välj sedan alla värden du vill ha. Ditt intervall kommer att se ut (A2:B5). I det här fallet är A2 i värdekolumnen och B5 kommer från intervallvärdena du försöker hitta. I det här skedet kommer din formel att se ut så här: (=VLOOKUP (A5, A2:B5).
A5 är det ursprungliga värdet som du söker data för. Inkludera det alltid, annars kan dina resultat vara felaktiga.
Kolumn för returvärdet
Nu när du vet värdet du letar efter och det valda värdeintervallet måste du berätta för Excel var ditt returvärde finns. Var uppmärksam här eftersom du inte kommer att använda det vanliga namnsystemet som Excel-kolumnen använder. Räkna från vänster, välj ett nummer inom det valda intervallet beroende på returvärdet du är intresserad av att hitta.
Till exempel: (=VLOOKUP (A5, A2:B5; 3;0)
Få exakt eller ungefärligt returvärde
I det sista steget vill du tala om för Excel att hitta ett ungefärligt eller exakt värde. Gör detta genom att skriva “FALSE” eller “TRUE”. Om du gör detta hjälper dig att ta reda på om ditt argument är felaktigt. Detta betyder helt enkelt att Excel inte kan hitta matchande data.
Om din data är SANT kommer Excel att ge dig ett värde som ligger så nära det du letar efter som möjligt, vilket förenklar allt.
Om du följer dessa fyra funktioner enligt anvisningarna får du dina uppslagsvärden och minskar stressen det skulle ha tagit dig att hitta dina värden. Vid det här laget ska du inte känna dig skrämd.
Varför fungerar inte VLOOKUP?
När du arbetar med stora uppsättningar data är det lätt att blanda ihop saker och ting, särskilt om du inte har rätt beställt dem. Detta kan vara källan till dina problem med VLOOKUP. Här är några vanliga fel som du sannolikt kommer att stöta på när du använder VLOOKUP.
Excel kan inte hitta värde
Om du misslyckas med att matcha värdet på kalkylarket med värdet på din VLOOKUP-funktion, kommer du att mötas av ett #NA-felmeddelande. Detta beror på att VLOOKUP inte betraktar dem som en matchning. För att åtgärda detta måste du knappa in dina värden igen och se till att de matchar.
Du har inget värde i den första kolumnen
Innan du anger några andra argument måste du ha ett värde i den första kolumnen efter att du har öppnat VLOOKUP-parentesen. Underlåtenhet att göra detta resulterar i #NA-felet. Korrigera detta genom att ordna dina värden i rätt ordning.
LOOKUP Värdet är litet
Om du får en lämplig matchning som är mindre än alla andra värden du använder på ditt bord, får du ett #NA-fel.
Långt LOOKUP-värde
VLOOKUP stöder upp till 255 tecken långa. Om du matar in något längre än så kommer Excel att returnera ett #NA-fel. För att rätta till det, se till att du håller dig till lämplig längd. Alternativt, om du måste ha en längre teckenlängd, använd formeln INDEX, MATCH istället.
Siffror visas som text
Ibland kan dina siffror ändras till text när du använder Excel. Om detta händer kommer du inte att kunna generera de värden du söker. Istället dyker ett #NA-fel upp. Om detta händer, konvertera all text till numeriska värden först för att få dina värden.
Mellanslag i LOOKUP-värde
Om du av misstag lägger in mellanslag mellan dina värden får du ett #NA-fel. För att rätta till detta, lägg dina uppslagsvärden i =VLOOKUP-formeln och använd TRIM-funktionen för att ta bort alla mellanslag.
Din tabell expanderar
När du lägger till extra rader måste du också uppdatera din VLOOKUP så att den inkluderar dem i beräkningsprocessen. För att göra detta, formatera intervallet du arbetar med så att eventuella ändringar läggs till. För att göra detta, välj intervallet av celler du vill formatera, gå till Hem och sedan Formatera som tabell. Välj den stil du vill använda. Ändra namnet på din tabell i området Design.
VLOOKUP Fungerar endast med data till höger
Se till att du ordnar all din information till höger om ditt uppslagsvärde. VLOOKUP hanterar information som börjar med det som finns längst till vänster och tabellerar det sedan med det som finns till höger. Om du blandar ihop data kommer det inte att ta hänsyn till vad som finns till vänster, vilket innebär att du får fel information.
Undvik dubbletter
VLOOKUP kan inte separera information som ser likadan ut. Till exempel, om du har två märken av samma smartphone – en Samsung Galaxy S22 och en Samsung Galaxy S22 Plus – kommer VLOOKUP att använda den som visas först på listan. Det är upp till dig att särskilja informationen.
Felaktiga eller ofullständiga sökvägar
När du använder flera kalkylblad och skickar en ofullständig läsning från ett av dem, returnerar VLOOKUP ett #VALUE-fel. Se till att din formel ser ut så här:
=VLOOKUP(lookup_value, '[workbook name]sheet name'!table_array, col_index_num, FALSE).
=SÖKUP(uppslagsvärde, ‘[workbook name]arknamn’!tabellmatris, kol_index_num, FALSE).
Förstå VLOOKUP i Excel
För att effektivt kunna använda VLOOKUP måste dina data på kalkylarket ordnas på ett vertikalt sätt för identifiering. Som noterat, den här funktionen använder fyra element för att välja ut dina data. Med denna öppnare – =VLOOKUP(), måste du knappa in dina fyra element inom parentes för att få den data du letar efter. Elementen du kommer att infoga inom parentes inkluderar:
- Värdet du söker
- Intervallet för värdet som du arbetar med
- Kolumnen där returvärdet finns
- Ett exakt eller ungefärligt returvärde
Låt oss skriva ut formeln så att du kan se hur den kommer att se ut i Excel:
=VLOOKUP (Värde, Värdeintervall, Kolumn för returvärde, Exakt returvärde (TRUE) eller Ungefärligt returvärde (FALSE).
Om detta låter skrämmande, se det som en inventering där du förvarar register över dina produkter. Det borde vara lättare nu när vi har gett dig steg-för-steg-vägledning om hur du bör gå tillväga för att använda dessa element.
FAQ
Hur aktiverar du VLOOKUP i Excel?
Du kan aktivera VLOOKUP genom att gå till fliken “Formel” i funktionsbiblioteket, sedan “Infoga funktion.” Sök efter VLOOKUP eller i “Välj kategori”, välj “Lookup & Reference”. På “Välj & funktion” väljer du “SÖKUPPSÖKNING”. På fliken “Funktionsargument”, skriv in VLOOKUP-formeln och klicka på “OK”.
Hantera data enkelt med VLOOKUP
Om du precis har börjat med databeräkning i Excel kan VLOOKUP vara svårt att bemästra. Men om du är expert vet du hur mycket tid och ansträngning det kan spara dig. Du behöver inte ange data manuellt eller leta efter dem. Allt du behöver är att använda alla nödvändiga funktioner som Excel tillhandahåller för att köra igenom högar av siffror.
Om du stöter på problem har vi visat dig vad de är och hur du kan kringgå dem. Det kan kännas överväldigande men ta din tid. Ju mer du använder VLOOKUP, desto bättre blir du.
Vad använder du VLOOKUP till? Dela dina tankar i kommentarsektionen nedan.