Att skicka ett e-postmeddelande kan vara en komplicerad process. Om du skickar ett affärsrelaterat meddelande måste du vara så respektfull som möjligt; Att skicka en till ditt barns lärare kräver uppriktighet, och en till en familjemedlem kan vara så avslappnad som du vill i många fall.
Det perfekta e-postmeddelandet betyder att ditt innehåll är kort och rakt på sak, vilket gör det lättare att läsa. Din sign-off måste återspegla det men också förmedla din poäng. Oavsett om du uttrycker tacksamhet eller förväntar dig ett svar, kommer vi först att täcka de perfekta professionella e-postsigneringarna.
Professionell e-postsignering
Som nämnts tidigare kommer typen av sign-offs du inkluderar i ditt e-postmeddelande att variera beroende på vem du skickar det till. Det är viktigt att ha din publik i åtanke när du skickar någon form av skriftlig kommunikation. Så utan vidare, här är några sign-offs att inkludera i dina professionella e-postmeddelanden.
“Jag ser fram emot att höra från dig snart!”
Denna e-postsignering låter mottagaren veta att du förväntar dig ett svar. Oavsett om det är ett CV eller en försäljningsförklaring, är det bara artigt för den andra personen att svara, och att inkludera detta i ditt mejl säger att du förväntar dig ett svar. Du kan också ändra det till att säga “Jag ser fram emot möjligheten att prata med dig vidare.”
“Din värdefulla tid är mycket uppskattad”
Om din mottagare är på jobbet är chansen stor att de inte har mycket tid och de får många e-postmeddelanden. Att inkludera denna sign-off är ett sätt att uttrycka äkta tacksamhet som motiverar ett artigt svar.
“Varma hälsningar!”
Varma hälsningar är ett bra sätt att avsluta ett e-postmeddelande eftersom det är artigt och professionellt. Vissa kanske tycker att det är lite gammaldags, men det är enkelt och rakt på sak, vilket är perfekt för mejl.
E-postavskrivningar att undvika
Vissa av dessa är acceptabla under vissa omständigheter, men de flesta rekommenderas inte för formella eller professionella e-postmeddelanden.
1. Tack
“Tack” och varianter längs den tangenten (“tack igen”, “tack!” “tack så mycket” och så vidare) framstår alla som lite ouppmärksamma. Inte bara läser vi alla e-postmeddelanden med lite sarkastisk ton i huvudet, men om du skickar e-post för att be någon om något – snarare än att verkligen uttrycka tacksamhet – är det lite motbjudande. Det är bättre att uttrycka äkta tacksamhet.
2. Med vänlig hälsning
Även om du kanske har fått lära dig att avsluta ett brev – och därmed ett e-postmeddelande – med “med vänliga hälsningar”, gör det bara inte. Om du börjar ditt e-postmeddelande med “Kära” kan du komma undan med att avsluta med “med vänliga hälsningar”, men annars undvik – även i vissa formella ansökningar.
Om du gillar “Med vänlig hälsning” för dess klassiska professionalism, prova “Varmt” istället. Det sistnämnda är lite mindre formellt och känns som att du lägger lite mer kraft på din korrespondens.
3. … snart
“Prata snart”, “prata med dig snart” eller till och med “mer snart” – att låna med något “snart” förbinder dig i allmänhet att prata med den personen igen. Denna sign-off är bra om du tänker skicka ett uppföljande e-postmeddelande eller träffa någon personligen; mindre bra om du inte har för avsikt att ta dig tid att prata med dem igen. Även om det är ett slentrianmässigt svar, kan det framstå som oärligt.
Istället kan du prova “Tack för din värdefulla tid” om du inte vill göra ett åtagande att svara. Om du kommer att kommunicera med mottagaren igen, prova något mer äkta som “Jag ser fram emot att prata med dig vidare.”
4. Ditt namn
Att avsluta ett e-postmeddelande genom att bara logga ut ses som ganska kallt och abrupt. Om det inte är ett sista svar på ett e-postmeddelande där du har svarat på en fråga och fått ett svar, skulle detta inte förmedla något annat meddelande än “Jag har pratat klart med dig.” Så det är bäst att undvika att bara lämna din signatur.
Om du letar efter ett enkelt men rättframt och respektfullt sätt att låta någon veta att du vill avbryta konversationen, prova “Det har varit ett nöje.”
5. Dina initialer
Att skriva av sig med sina initialer eller första initialer är lite vänligare än att skriva ut sitt fullständiga namn, men det är fortfarande lika abrupt. Det lämnar också folk relativt i mörkret om vem du är, så egentligen bara bäst använd om du pratar med någon du redan känner någorlunda väl.
6. Ingenting
Överraskande nog är det helt okej att avsluta ett e-postmeddelande med ingenting, men du kan inte göra detta i ditt första e-postmeddelande. Sätt alltid stopp för din e-post först, och eftersom fler e-postmeddelanden skickas i snabb följd kan du släppa formaliteterna.
7. Respektfullt
Stel och föråldrad. Ta bara fram den här om du mailar en regeringstjänsteman eller någon från prästerskapet, eftersom “respektfullt din” är standarden närmare i den situationen.
8. XX [Kisses]
Såvida det inte är en familjemedlem eller nära vän, borde du inte göra detta. Vissa tillfälliga arbetsrelationer tycker att detta är acceptabelt, men det är egentligen bara något du gör med någon du redan känner. Fjädra det inte på någon i det blå; det är läskigt.
9. Bäst
Det här svaret är, tillsammans med “allt gott” och “bästa önskningar”, ett relativt säkert slut att gå med om du är artig men informell. Ju fler ord du lägger till, “bästa önskningar” eller “allt gott”, till exempel, desto mer formellt blir känslan. Vissa tycker att “bäst” och dess varianter kan vara för översvallande, men det borde tjäna dig bra för det mesta.
10. Dina
“Din” och varianter därav (“yours true”, “yours faithfully,” och så vidare) sitter i den mer formella änden av spektrumet. Precis som med “bäst”, ju fler ord du lägger till, desto mer formellt blir det. “Din” har dock en annan komplikation: många undrar exakt vad du erbjuder när du säger “ditt” och “ditt” indikerar något otroligt formellt som ett kommande äktenskapsförslag. Undvika.
11. “Din vän”
Den här kan splittra många människor. Det är bara lite för formellt och sitter lite “ärligt” för vissa. Men vissa ser det som tveksamt, i allmänhet de yngre generationerna eftersom vi blir vänner med de flesta av våra kollegor. Vi rekommenderar inte att du skickar “Din vän” till en äldre medarbetare eller en i en auktoritetsposition.
12. Tack så mycket!
Det är inte bara oprofessionellt, utan det saknar också grammatik. Beroende på din mottagare kan detta vara helt okej (om det till exempel är det sista e-postmeddelandet till ditt IT-supportteam efter att de har åtgärdat ditt problem). Men det är inte direkt professionellt eller äkta.
13. Ditt svar är mycket uppskattat.
Även om detta till en början kan uppfattas som en uppriktig e-postsignering, kan det också uppfattas som förmätet. Även om du kanske vill förmedla tacksamhet och förväntan på ett svar, är “Jag ser fram emot att höra från dig snart” något mindre passivt-aggressivt.
14. Skål
Endast riktigt acceptabelt om du är brittisk; annars verkar det lite nedlåtande. Detsamma kan också sägas med “ta”, men “heja” är i allmänhet ett gynnsamt svar som också är behagligt avslappnat och – för oss britter – helt acceptabelt istället för “tack” och mer formella e-postavskrivningar.
15. Som alltid
Det allmänt gynnade sättet att avsluta ett e-postmeddelande är “som alltid”. Det kanske inte är en perfekt finisher för första kontakt, men det är bra för att svara någon du pratar med ofta via e-post. Det bär inga förväntningar eller konnotationer. Det är helt enkelt du som loggar ut som du.
Men en del yngre publik kanske inte förstår att “som alltid” vanligtvis betyder “alltid din”. Därför kan denna sign-off framstå som föråldrad och provocera fram missförstånd.
Vanliga frågor
Det finns tillfällen då det perfekta e-postmeddelandet kan påverka ditt nästa steg i livet avsevärt. Här är några fler frågor om e-postsignering som hjälper dig att skicka perfekta e-postmeddelanden.
Är en e-postsignering verkligen en stor sak?
Vikten av en sign-off beror på i vilket sammanhang du skickar ett e-postmeddelande. Om du skickar ett memo via e-post till en kollega eller några klassanteckningar till en klasskamrat, är det förmodligen inte så stor sak. Däremot kan fel e-postavloggning skicka fel meddelande. Till exempel, om du skickar “Ja, tack” till någon som försöker hjälpa dig, kan det uppfattas som löjligt eller sarkastiskt.
Tyvärr saknar textbaserad kommunikation sammanhang, vilket gör att det är lätt för din mottagare att få fel uppfattning. Så akta dig för hur din läsare tar meddelandet du skickar eftersom, ja, din läsare kommer sannolikt att se din sign-off.
Ska jag lägga till en signatur?
Absolut! Att ange ditt namn, kontaktuppgifter och företaget gör det mycket lättare för din mottagare att svara dig i framtiden. För att inte tala om, en signatur är allmänt accepterad som en symbol för någon som förstår hur e-postkommunikation fungerar.
Vilken sign-off ska jag använda?
När du förstår att din sign-off bara avslutar meddelandet, är det lite lättare att välja vilken som är lämplig.
Till exempel kräver både en säljpresentation och ett mejl om en intervju svar. Men du vill vara vänlig och professionell. En sign-off som TTYL fungerar helt enkelt inte eftersom den är oprofessionell, medan “Alltid din” kan vara läskig och alltför vänlig. Den här typen av kommunikation är där det är praktiskt att uttrycka tacksamhet för mottagarens tid och låta dem veta att du ser fram emot att höra från dem.
Om du skickar ett e-postmeddelande till någon med hög auktoritet (som du inte skulle ha vattenkylarkonversationer med), är professionalism nyckeln. “Respektfullt din” är lämplig här, liksom “Varmhälsningar” eller “Vänliga hälsningar”.
E-postmeddelanden till dina chefer och kollegor kan vara lite knepigt. För det första vill du inte skicka någon skriftlig kommunikation som kan leda till ett samtal till HR. För det andra vill du inte vara alltför formell eller för avslappnad. Det säkraste alternativet för dessa relationer är “tack för din tid” eller “vänligen kontakta mig för ytterligare frågor.”
Vad är syftet med en e-postsign-off?
Textbaserad kommunikation är knepigt. Utan gester, ton och böjning kan meddelanden framstå som för hårda eller otydliga. En e-postsignering avslutar ditt meddelande och säkerställer att ditt meddelande förmedlas på rätt sätt. Din sign-off bör återspegla tonen i ditt meddelande.
Den enda gången du bör avstå från att lägga till en sign-off är i en rad e-postmeddelanden. Om du till exempel har skickat e-postmeddelanden till samma mottagare i en pågående konversation, kan det upplevas som irriterande eller till och med nedlåtande att lägga till “Vänliga hälsningar” eller “Hälsningar” varje gång.
Övertänk det inte
Om du någonsin har läst och läst ett viktigt e-postmeddelande innan du skickade det, gäller det här avsnittet för dig.
Naturligtvis är det naturligt att överväga vem du skickar e-postmeddelandet till och varför. Om det är ett försäljningsmail är det bäst att lämna en positiv sign-off som också uppmuntrar till svar. Något som “Jag ser fram emot att prata med dig vidare” är perfekt här. Men den frasen skulle till exempel inte fungera bra i ett kondoleansmail.
Även om det kan vara skrämmande att skicka ett viktigt e-postmeddelande, skummar de flesta i allmänhet sina e-postmeddelanden och kommer inte att döma dig för mycket vid din avregistrering.