Om du är en vanlig Google Sheets-användare har du förmodligen upplevt ett problem där du av misstag har lagt till dubbla poster i ditt kalkylark. Den här situationen kan kasta av sig den datauppsättning du arbetat så hårt för att skapa. Du kanske inte vet att fallet inträffade, särskilt när din dator går i sönder eller när du stöter på styrplattan på din bärbara dator.
Det är lätt att missa något när det finns massiva data i ditt kalkylblad. Typiska resultat inkluderar beräkningsfel och dubbletter av celler som är svåra att identifiera när man söker efter källan till problemet.
Lyckligtvis finns flera olika metoder tillgängliga för att markera dubbletter i dina kalkylblad.
- Använd den inbyggda funktionen Ta bort dubbletter.
- Använd markering för att hitta dubbletter.
- Kopiera alla icke-duplicerade celler och flytta dem till ett nytt ark.
- Använd en dubblettsökare från tredje part.
- Skapa en pivottabell som räknar dubbletter på individuell basis.
Ovanstående processer gör det lättare att hitta dessa dubbletter så att du kan ta bort dem eller ignorera dem om det behövs. Här är dina alternativ.
Använd Google Kalkylark för att ta bort dubbletter
Oavsett om du försöker hitta dubbletter i en kolumn, två kolumner eller ett helt kalkylblad, tar funktionen “Ta bort dubbletter” exakt bort celler som har samma data. Tänk dock på att det tar bort alla dubbletter, även om de är associerade.
- Markera de kolumner du vill kontrollera för dubbletter av data.
- Välj Data -> Datarensning i menyn högst upp och välj sedan Ta bort dubbletter.
- En dialogruta visas. Markera rutorna bredvid varje kolumn i listan som du vill kontrollera, eller så kan du bocka av rutan Markera alla och klicka sedan på Ta bort dubbletter.
- Google Kalkylark visar hur många kopior som hittades och togs bort så att du kan säkerställa att processen fungerade som avsett.
Att använda Google Sheets inbyggda “Ta bort dubbletter”-funktionen är det enklaste sättet att eliminera dubbletter, men ibland kanske du vill granska kopiorna innan du tar bort dem. Ett bra sätt att göra det är med färgmarkering.
Markera dubbletter med färger för enkel borttagning
När det gäller att identifiera fel i dina kalkylblad är det ett annat bra sätt att använda höjdpunkter för att belysa eventuell felaktig information.
- Öppna din Google Kalkylark-fil och markera den eller de kolumner som du vill redigera.
- I menyraden högst upp väljer du Format.
- I rullgardinsmenyn väljer du Villkorlig formatering.
- Välj det intervall du vill ha från den nya menyn som visas.
- Under Formatregler ändrar du rullgardinsdelen med titeln Formatera celler om… till Anpassad formel är.
- Klistra in följande formel i rutan under alternativet Anpassad formel är:
=countif(A:A,A1)>1.
- I avsnittet Formateringsstil väljer du ikonen Fyllningsfärg för att markera ditt innehåll med en gul (eller valfri färg som du väljer) cellbakgrund.
- Klicka på Klar för att spara ändringar, granska dina dubbletter och ta bort de du hittar som legitima kopior.
Ditt kalkylblad markerar dina dubbletter av celler i den färg du valde, så nu kan du skanna urvalet efter eventuella autentiska dubbletter.
Obs! Det är bäst att markera en kolumns celler som börjar med rad 1 istället för att välja celler i mitten. Formeln gillar inte att använda rad 2 som första kolumn. Det missade ett par dubbletter i det valda fältet (A2:B9). När rad 1 lades till (A1:B9) hittade den alla kopior. Se de två bilderna nedan.
Bild #1: visar missade dubbletter när du väljer rad 2-celler som de första cellerna (A2 och B2):
Bild #2: visar alla dubbletter medan du väljer rad 1-celler som de första cellerna (A1 och B1): 
Se till att alla dubbletter är korrekta, eftersom vissa kopior inte är associerade. De kan vara samma nummer för två olika konton, användare, anställda, etc. När du har bekräftat de copycat-celler som du inte behöver, radera dem. Slutligen kan du stänga formateringsmenyn och återställa standardfärgen till dina celler.
Kopiera unika celler i Google Sheets för enkel borttagning av dubbletter
Om du föredrar att sortera dina rådata automatisktär det bäst att kopiera alla icke-duplicerade celler. Denna process ger snabbare sortering och filtrering. Om du är säker på att din information är korrekt och föredrar att ta bort dubbletterna istället, prova metoden nedan.
- Öppna det Sheets-dokument du vill sortera. Markera kolumnen du vill redigera. Denna process registrerar kolumnintervallet för nästa steg.
- Klicka på en tom kolumn där du vill att de unika posterna ska visas. Medan markerad (klicka inte på en cell), klistra in följande formel:
=UNIQUE(). Den ska naturligtvis placeras i den översta cellen.
- Skriv “cellkoordinaterna” för den ursprungliga kolumnen inuti parentesen, till exempel: (A3:A9).
- Tryck på Enter för att flytta dina nya data till den tidigare angivna kolumnen.
När du är klar kan du kontrollera poster manuellt eller importera dina data till ditt arbetsark.
Använd ett tillägg från tredje part för att hitta och ta bort dubbletter i Kalkylark
Det finns online-plugins tillgängliga för användning med Google Sheets. Du hittar tilläggen i Google Workspace Marketplaceinklusive verktyg för att automatiskt ta bort dubbletter av poster.
Ta bort dubbletter av Ablebits
Somlämpligt verktyg känt som Ta bort dubbletter av Ablebits låter dig snabbt hitta dubbletter genom ett helt informationsark eller upp till två kolumner.
Du kan flytta, ta bort och markera resultat. Verktyget innehåller två guideinställningar: hitta och ta bort dubbletter och hitta icke-duplicerade celler eller kvaliteter i ditt dokument. Dessa två alternativ gör det enkelt att spåra informationen när du går.
Sammantaget kan det vara värt det i det långa loppet att använda ett guideverktyg för att hitta din information. Det här alternativet är främst för användare som ständigt letar efter dubbletter i sina kalkylblad och som hellre vill lägga tid på att göra något annat.
Använd en pivottabell för att hitta dubbletter av rader i ark
En pivottabell är ett praktiskt verktyg för att titta närmare på data. En pivottabell tar inte automatiskt bort dubbletter av celler eller rader; den visar vilka kolumner som har dubbletter. Du kan manuellt titta på din data för att se om du behöver ta bort något.
Att skapa en pivottabell är mer involverat än de andra metoderna som visas i den här artikeln. Du måste lägga till en pivottabell för varje kolumn för att säkerställa att resultaten är enhetliga och att de exakt identifierar dubbletter.
Obs! Om du inte har kolumnnamn i ditt kalkylark, fungerar inte pivottabeller korrekt för att hitta dubbletter. Försök att lägga till en ny rad tillfälligt och namnge sedan kolumnerna med den nya raden.
Här är stegen för att använda en pivottabell för att identifiera dubbletter av celler eller rader.
- Välj alla tabelldata och gå sedan till Data -> Pivottabell.
- Justera cellintervallet om det behövs och välj sedan Skapa.
- Välj Lägg till, som är bredvid Rader. Detta steg väljer kolumnen för att hitta dubbletter. Ja, du läste rätt. Välj önskad kolumn från rullgardinsmenyn. Om du tappar pivottabellsredigeraren klickar du på en fylld cell för att ta tillbaka den.
- Välj nu Lägg till bredvid Värden och välj samma kolumn som ovan, men ställ in den på att sammanfatta med ANTAL eller ANTAL. Det borde redan vara standard.
- Den nya pivottabellen identifierar alla dubbletter, som visas nedan.
- Om du vill visa en annan kolumn kan du göra om stegen ovan (för att bevara dina tidigare resultat) eller öppna pivottabellsredigeraren igen och ändra den befintliga tabellen.
- Pivottabellen ändras för att visa de nya justeringarna.
Som tidigare nämnts är pivottabellmetoden lite mer involverad, särskilt eftersom du behöver justera formeln om din data innehåller tre eller fler identiska celler. Ändå ger det dig en specifik rapport om dina dubbla posters platser, vilket kan vara användbart för dataanalys. För mer information om pivottabeller, se Alphr handledning om skapa, redigera och uppdatera pivottabeller i Google Kalkylark.
Sammantaget kan en dubblettcell i Google Sheets orsaka problem med dina data om du inte är försiktig, särskilt när du sorterar finansiell information i ett användbart kalkylblad.
De vanligaste orsakerna till dubbletter är:
- Flera personer lade till samma kund, faktura, kategori, artikel osv.
- Dataimport läggs till i redan befintliga data en andra gång.
- Kopiera/klistra in åtgärder har lagt till dubbletter av poster.
Lyckligtvis är det förvånansvärt enkelt att identifiera, ta bort och ta bort identiska dataceller i Google Sheets, vilket är positivt om du ständigt arbetar med kalkylblad i ditt dagliga arbetsflöde. Om du letar efter något för att sortera innehåll snabbare kan du alltid använda ett tillägg som “Ta bort dubbletter” av Ablebits för att säkerställa att din information är välsorterad och organiserad.
Har du några erfarenheter, tips eller frågor om att använda någon av metoderna som nämns i den här artikeln? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.