Att komma ihåg eller skriva ner allt som sägs på ett möte kan vara krävande. Det är därför många appar som Microsoft Teams har inspelningsalternativet. Det är dock lätt att glömma att trycka på inspelningsknappen när mötet väl börjar, och man måste fokusera på andra saker. Lyckligtvis låter Teams dig spela in alla dina möten automatiskt.
Den här artikeln kommer att förklara hur du hittar alternativet att automatiskt spela in dina möten på Teams och andra användbara inspelningsfunktioner.
Hur man spelar in teammöten automatiskt
Microsoft Teams låter dig spela in varje mötes video, ljud och delade skärmar automatiskt. Det här alternativet är tillgängligt för både Microsoft 365-webbklienter och de som använder apparna Android och iPhone. Inspelningarna sparas i MP4-format till OneDrive eller SharePoint kopplat till kanalen om det var ett kanalmöte.
Tyvärr finns det inget alternativ för att aktivera automatisk inspelning för alla framtida möten. Du kan bara ställa in funktionen för separata eller återkommande möten när du har schemalagt dem.
Innan du kan slå på den automatiska inspelningen måste du se till att du uppfyller andra krav:
- Aktivera OneDrive eller SharePoint-lagring
- Ha tillräckligt med lagringsutrymme (en timslång inspelning tar cirka 400 MB lagringsutrymme)
- Ha inställningen “Möteinspelning” påslagen om du är användaren som spelar in mötet
Oavsett vilken enhet du använder skickar Microsoft Teams ett meddelande till varje deltagare innan mötesinspelningen startar, och detta kan inte stängas av.
På Microsoft Teams Web
Om du är en Teams webbanvändare kan du aktivera automatisk inspelning för ett möte genom att följa dessa steg:
- Schemalägg ett möte som du brukar och “SPARA” det.
- Klicka på den session du vill spela in automatiskt.
- Välj “Redigera” i det lilla popup-fönstret.
- Klicka på knappen “Mötesalternativ” i det övre högra hörnet.
- Välj reglaget bredvid “Spela in automatiskt” för att aktivera inställningen och tryck på “Spara” för att bekräfta dina val.
På Microsoft Outlook
Du kan också aktivera alternativet för post automatiskt via Outlook.
- Skapa ett möte som vanligt.
- Klicka på det schemalagda mötet i din kalender.
- Tryck på “Öppna”.
- Gå till knappen “Mötesalternativ” bredvid “Läs mer”.
- Klicka på reglaget bredvid “Spela in automatiskt” för att aktivera inställningen och välj “Spara” för att bekräfta dina val.
Nu kommer inspelningen att starta automatiskt när den första personen från organisationen går med i det planerade mötet. Inspelningen fortsätter även om personen som startade den har lämnat mötet.
Vem kan spela in teammöten
Teams möten kan inte spelas in av alla. Endast de med specifika licenser och som uppfyller vissa kriterier kan trycka på inspelningsknappen eller aktivera automatisk inspelning för ett möte. Dessa är vanligtvis mötesarrangörer, medarrangörer, presentatörer eller de som en IT-administratör tillåter detta alternativ.
Om du är mötesarrangören kan du aktivera mötesinspelning för “arrangörer och medarrangörer” eller “arrangörer och presentatörer” medan du skapar mötet. För att göra det, följ dessa steg:
- Starta ett möte som vanligt.
- Bjud in andra.
- Gå till “Mötesalternativ” i inbjudan.
- Utse mötesdeltagarna till “presentatörer och medarrangörer.”
- Välj ditt val i rullgardinsmenyn bredvid “Vem kan spela in”.
- Tryck på “Spara” för att bekräfta ändringarna.
Gäster, anonyma användare och personer från andra organisationer eller företag kan inte spela in mötet eller utses att spela in det av mötesarrangören.
Hur man hanterar utgången av en Teams-mötesinspelning
Microsoft Teams-inspelningar upphör som standard efter 120 dagar. Detta frigör lagringsutrymme för nya inspelningar.
Förfallodatumet syns i meddelandet som dyker upp i chatten efter att mötet avslutats. Du kan se den genom att göra dessa steg:
- Öppna inspelningen i din webbläsare.
- Välj “i”-ikonen för att se detaljerna.
Eller:
- Gå till “Mina filer” i OneDrive eller SharePoint, beroende på var inspelningen är sparad.
- Håll muspekaren över inspelningen vars utgångsdatum du vill se.
- Klicka på de tre vertikala prickarna bredvid filnamnet,
- Välj “Detaljer”.
Som mötesarrangör kan du ändra standarddatum härifrån genom att öppna rullgardinsmenyn. Du kan förlänga utgångsdatumet med 14, 30 eller 60 dagar, välja ett datum från kalendern eller ställa in “Inget utgångsdatum”.
Som Teams-administratör kan du ställa in ett nytt standardutgångsdatum genom att följa dessa steg:
- Klicka på “Microsoft App Launcher”.
- Gå till “Admin”.
- Välj “Teams”.
- Hitta Mötespolicyer under Möten.
- Gå till “Global (Org-wide default).”
- Under “Inspelning och transkription” kan du inaktivera utgången genom att klicka på reglaget bredvid “Möten löper ut automatiskt”, eller så kan du ändra “Standard utgångsdatum” genom att skriva önskat antal dagar.
Att ändra standardutgångsdatumet påverkar bara framtida mötesinspelningar. För att ändra utgångsdatumet för befintliga inspelningar måste du följa de tidigare beskrivna stegen.
Den utgångna inspelningen raderas vanligtvis efter en dag, och ägaren kommer att få ett e-postmeddelande med besked. Den raderade inspelningen kommer att ligga i papperskorgen i 90 dagar. Om du väljer att återställa inspelningen kommer den inte längre att ha ett utgångsdatum.
Inspelningarna kan också raderas tidigare om du inte måste uppfylla vissa krav på inspelningsradering. Dessutom kan du ladda ner inspelningarna eller flytta dem till en annan plattform för att spara dem längre om arrangören aktiverar det här alternativet.
Ytterligare vanliga frågor
Vad händer om jag glömmer att stoppa inspelningen i slutet av ett Teams-möte?
Om du glömmer att trycka på “Stopp”-knappen när ditt möte är slut, bör inspelningen stoppas automatiskt och sparas i möteschatten eller OneDrive. Om någon glömmer att lämna mötet avslutas inspelningen automatiskt efter fyra timmar.
Kan du hämta ett möte om du glömt att spela in det?
Tyvärr lagrar inte Microsoft Teams dina möten om du inte har tryckt på inspelningsknappen. Du kan inte komma åt en session som deltagarna inte har spelat in, eftersom det strider mot användarnas integritet.
Vem kan se Teams mötesinspelningar?
Mötesdeltagare kan automatiskt se inspelningen utan nedladdnings- eller delningsalternativ. Gäster kan bara se inspelningen om arrangören tillåter det.
Kan du transkribera Teams mötesinspelningar?
Du kan se inspelningens utskrift om arrangörerna tillåter det. Så här aktiverar du mötestranskription:
1. Gå till “Möten”.
2. Välj “Mötepolicyer” och “Inspelning och transkription.”
3. Slå på knappen “Transkription”.
Automatisk inspelning för din sinnesfrid
Att automatiskt spela in möten är en användbar funktion när du har många saker på tallriken och tenderar att glömma dessa detaljer. Genom att följa instruktionerna i den här artikeln kan du ställa in automatisk inspelning för enskilda möten när du väl har skapat dem. Du kan vara säker på att ditt teams värdefulla information kommer att lagras för senare återbesök och granskning.
Har du redan försökt spela in ett Teams-möte automatiskt? Använde du något av tipsen från den här artikeln? Berätta för oss i kommentarerna nedan.