Om du driver ett företag och vill effektivisera din kundservice och förbättra användarnöjdheten är det avgörande att konfigurera röstbrevlådan. Med RingCentral kan du göra exakt det, antingen med ditt skrivbord eller din telefon, beroende på vilket sätt du föredrar.
Följ den här steg-för-steg-guiden för att garantera att din röstbrevlåda är inställd på en som du vet kommer att hålla dina kunders innehåll.
Konfigurera din röstbrevlåda i RingCentral på skrivbordet och webben
Om du är van vid att arbeta på din dator kommer du förmodligen att ha lättare att ställa in din röstbrevlåda på den enheten också. Detta är möjligt via webben eller skrivbordsappen på din dator. Här är hur:
- Gå till RingCentral-appen på ditt skrivbord eller logga in på ditt konto på dess webbversion. För snabbare och enklare åtkomst kan du också använda alternativet ”Single Sign-on”.
- När du är inloggad hittar du ”Inställningar” längst ner till vänster.
- Gå till ”Telefon” i listan med alternativ till vänster.
- Rulla ned tills du kommer till ”Röstbrevlåda”.
- Det kommer att finnas en ”Redigera”-knapp till höger. Dina hälsningar kommer att vara aktiva varje dag och dygnet runt, men för att ändra det, gå till ”Redigera schema” och ställ in dina inställningar.
- För att kontrollera vad din nuvarande röstmeddelandehälsning är, tryck på uppspelningsknappen och lyssna.
- Om du är nöjd med RingCentrals standardröstbrevlåda kan du lämna det där, ange din PIN-kod längst ner och tryck på ”Spara”.
Hur man ställer in röstbrevlåda i RingCentralHur man ställer in röstbrevlåda i RingCentral
Om den förinställda RingCentral röstbrevlådan inte är i din smak och du vill anpassa din hälsning så att den passar ditt företags image, inga bekymmer. Du kan uppnå det på flera sätt.
Innan du går in i det måste du dock först ändra ”Standard”-inställningen från rullgardinsmenyn till ”Anpassad” i röstbrevlådans inställningar. Det finns tre alternativ: att lägga till din egen röstbrevlåda via ett telefonsamtal, genom att använda din mikrofon eller genom att importera en ljudfil.
Genom ett telefonsamtal
Så här ställer du in din anpassade RingCentral röstbrevlåda via ett telefonsamtal:
- Klicka på knappen ”Telefon” i de aktuella inställningarna.
- Ange numret du vill att RingCentral ska ringa dig på under ”Ring mig på” såvida du inte vill att det ska använda telefonnumret du kanske redan har angett av andra skäl.
- Klicka på ”Ring nu”.
- Följ instruktionerna som ges under samtalet.
- Gå tillbaka till skärmen och tryck på ”Klar”.
- Klicka på ”Spara” för att bekräfta din nya RingCentral röstbrevlåda.
Använda datormikrofonen
Så här skapar du röstbrevlådan genom att spela in ljud med din mikrofon:
- Byt till ”Datormikrofon”.
- Om du blir ombedd att ge åtkomst till din mikrofon klickar du på ”Tillåt” när du ser popup-fönstret.
- Tryck på den röda cirkeln för att starta inspelningen och tala omedelbart i din dators mikrofon.
- Klicka på den blå knappen för att avsluta inspelningen när du har sagt allt du vill att dina framtida kunder ska höra. Den blå knappen låter dig lyssna på din inspelning och höra om du är nöjd med din nya röstbrevlåda. Om du inte är nöjd kan du spela in den igen genom att trycka på den röda cirkeln igen och upprepa inspelningsprocessen.
- Ladda upp den färdiga inspelningen genom att trycka på den uppåtpekande pilen.
- Tryck på ”Klar”.
- Tryck på ”Spara” för att avsluta och bekräfta dina val.
Importera en ljudfil
Om du redan har en anpassad ljudinspelning på din enhet och vill använda den som din nya RingCentral röstbrevlåda, lägg till den genom att göra dessa steg:
- Klicka på det sista alternativet under alternativet ”Anpassad”, dvs. ”Importerar”.
- Klicka på knappen ”Bläddra”, som leder dig till din dators filer.
- Du kommer bara att kunna ladda upp en fil i .MP3- eller .WAV-format, så förbered den som följer denna regel i förväg.
- Tryck på ”Öppna” för att ladda upp önskad ljudfil.
- Tryck på ”Klar”.
- Tryck på ”Spara” för att avsluta.
Ingenting är för evigt, så byt röstbrevlåda så många gånger du vill. Dessutom, om du ändrar dig och vill byta tillbaka till att använda RingCentrals standardröstbrevlåda istället, kan du göra det genom att klicka på ”Återställ till standard” och ”Spara”.
Konfigurera röstbrevlådan i RingCentral på mobilappen
Med sin bekväma mobilapp som är tillgänglig för både iOS och Android, gör RingCentral det enkelt att ställa in din röstbrevlåda. Här är stegen:
- Gå till RingCentral-appen på din mobila enhet.
- Gå till din profil uppe till vänster.
- Gå till ”Telefon”.
- Hitta ”Röstbrevlåda”.
- Om du inte vill att din röstbrevlåda ska spela 24/7 kan du ställa in ett annat schema genom att gå till ”Ställ in schema” och ställa in dina arbetstider.
- Din nuvarande röstbrevlåda kommer att vara den standard som RingCentral ställer in (du kan lyssna på den genom att trycka på uppspelningsknappen). För att ändra den och lägga till din egen, byt från ”Standard” till ”Anpassad”.
- Du kommer att se alternativet ”Spela in ny hälsning.” Du kommer bara att se det här alternativet när du ställer in din röstbrevlåda via din telefon.
- För att börja spela in, tryck på den röda cirkeln. För att avsluta inspelningen, tryck på den röda knappen igen.
- När du är nöjd med inspelningen trycker du på ”Spara”.
Konfigurera röstbrevlådan i RingCentral via Admin Portal
Som RingCentral-kontoadministratör kan du ställa in röstbrevlådan via adminportalen genom att följa dessa steg:
- Logga in på ditt konto på RingCentrals webbplats för Administratörsportal.
- Gå till ”My Extension” från rullgardinsmenyn ”Admin Portal”.
- Tryck på fliken ”Inställningar” från den översta raden i menyerna.
- Öppna avsnittet ”Vidarekoppling och röstbrevlåda”.
- Navigera till fliken ”Arbetstider”.
- Välj ”Skicka till röstbrevlåda” under avsnittet ”Missade samtal”.
- Lyssna på din nuvarande voiceover-version genom att trycka på uppspelningsknappen. Om du vill ändra den till din anpassade, klicka på ”Redigera”.
- Ändra ”Standard” till ”Anpassad”.
- Spela in den och tryck på ”Spara” när du är nöjd med rösten.
Vanliga frågor
Vad är min PIN-kod för RingCentral röstbrevlåda?
PIN-koden för din röstbrevlåda i RingCentral är lösenordet du använder för att komma åt dina röstmeddelanden och verifiera ditt konto. Du hittar det i röstbrevlådans sektioner på din stationära och mobila app.
Vad gör jag om jag får röstmeddelanden men inte samtal?
Det första du bör kontrollera om du får röstbrevlåda men inte samtal är om din RingCentral är uppdaterad till sin senaste version och om din internetanslutning är stabil. Logga sedan in och ut och be någon att ringa dig. Om detta inte löser problemet, kontrollera om bara en enhet är ansluten till kontot och att alternativet ”Stör ej” inte är aktiverat av misstag.
Kan jag ändra min PIN-kod för röstbrevlådan i RingCentral?
Ja, du kan ändra din PIN-kod för röstmeddelanden i RingCentral eller PIN-koden för andra anställda om du är kontots administratör. Du hittar inställningarna för PIN-ändring i röstbrevlådan på dina mobila och stationära konton.
Förbättrad kundservice med rätt röstbrevlåda
Röstmeddelanden hjälper dig att arbeta i fred utan att missa några viktiga samtal eller förlora några potentiella kunder. Det kommer att hålla dig och dina kunder stressfria och lugna. Dessutom, om du skapar en övertygande hälsning låter du dina användare veta att du bryr dig om dem.
Berätta för oss i kommentarerna nedan om den här artikeln hjälpte dig att konfigurera din första röstbrevlåda i RingCentral och hur det förbättrade ditt arbetsflöde och kundservice.