Excels IF-satser är en av de mest använda och användbara funktionerna, och det av goda skäl. De är mycket kraftfulla för att hjälpa till att sortera och bedöma data baserat på de värden du lägger i funktionen. IF-satser är en av de mest flexibla och anpassningsbara funktionerna i Excel, som kan användas för olika ändamål.
Om du är ny på Excel eller vill lära dig hur du får ut det bästa av den här funktionen, läs vidare. I den här artikeln kommer vi att förklara grunderna för att konstruera en fullt fungerande IF-THEN-funktion.
Hur man använder IF-THEN-satser i Excel
OM-DÅ-satser i Excel fungerar genom att skapa ett paradigm för att leverera logiska slutsatser baserat på de värden du anger i formeln. Formeln är ganska enkel och lätt att förstå, bestående av två huvuddelar: OM- och DÅ-delarna.
Den grundläggande OM-DÅ-formeln i en cell ser ut så här:
=OM(logiskt test,värde om sant,värde om falskt)
Följande stycken kommer att förklara det logiska testet och de resulterande värdena ytterligare.
IF: Logiskt tillstånd
Med enkla ord, IF-delen av formeln ställer upp det logiska testet som kommer att användas för att avleda till uttalandena “värde om sant” eller “värde om falskt”. OM-delen måste ha en boolesk typ, vilket är en specifik typ som kan vara antingen TRUE eller FALSE. Den logiska testdelen accepterar också siffror, där allt annat än 0 anses SANT.
Denna IF-sats innehåller vanligtvis olika värden eller cellreferenser i kombination med jämförelseoperatorer och funktioner som kommer att avgöra resultatet av det logiska testet.
- > (mer än)
- < (mindre än)
- = (lika med)
- >= (mer än eller lika med)
- <= (mindre än eller lika med)
- <> (inte lika med)
En korrekt gjord IF-sats kommer att tillhandahålla ett av de två möjliga booleska värdena, som avgör vilken gren av THEN-satsen som kommer att användas. Annars kommer formeln att producera ett “#VALUE!” fel.
Låt oss se hur man skapar det logiska testet på ett enkelt exempel: “=(B2>C2).”
För att göra det enkelt, tänk på att både B2- och C2-celler innehåller ett numeriskt värde. I det här fallet returnerar detta logiska test TRUE om B2 har ett högre tal än C2, och FALSE om C2 är lika med eller större än B2.
Det är möjligt att jämföra värden av en annan typ (till exempel textsträngar och siffror), men dessa har olika regler som kanske inte är i linje med vad som skulle anses vara användbart (”papper”>45 returnerar TRUE).
DÅ: Värden om TRUE eller FALSE
Nu till den konkreta delen av formeln. THEN-delen av uttalandet är tyst här, vilket betyder att du aldrig skriver det explicit – utan tänker på det som existerande efter den logiska testdelen.
Om det logiska testet innehåller villkoret är argumenten i THEN-formuläret de resultat som du vill ska visas i cellens värde.
Värdena i Excel kan endast referera till en viss typ av data: text, siffror, datum och slutligen boolesk data. Strängvärden (text) du använder måste sättas inom citattecken.
Det som är viktigt när du skapar en fungerande IF-THEN-sats är att “värdet om sant” endast kommer att användas om villkoret du anger är TRUE, och så vidare.
Observera att du måste separera alla tre formeldelarna med kommatecken. När du separerar delar av formeln, var uppmärksam på vilka separatorer du använder. Globala Excel-versioner kräver semikolon som avgränsare. Å andra sidan använder äldre versioner av Microsoft Excel fortfarande kommatecken för att dela upp villkoret och värdena.
Efter att du har lagt till värden till påståendet kommer formeln att fungera enligt det villkor du angav tidigare. Om vi går tillbaka till exemplet ovan, om B2 verkligen är större än C2, blir resultatet det värde som sattes under “värde om sant” och vice versa.
Hur man skapar ett fullt fungerande IF-THEN-uttalande
För att mata in OM-DÅ-formeln i en cell kan du välja något av följande sätt:
- Markera cellen och skriv formeln i formelfältet eller själva cellen. Formelfältet är placerat ovanför kalkylbladet.
- Markera cellen och klicka sedan på formelikonen (fx) bredvid textinmatningsfältet högst upp och välj “OM” från listan med formler. Klicka på “OK” för att fortsätta till formelbyggaren.
När du väljer det första alternativet, kom ihåg att du måste spåra exakt vilka värdetyper du använder för villkoren och utdata.
Om du använder formelvalsdialogrutan och använder byggaren får du en bättre visuell översikt över formeln. Byggaren sätter direkt de nödvändiga skiljetecken, och allt du behöver göra är att fylla i de tre fälten. Byggaren visar också resultaten av det logiska testet med hänsyn till tillgänglig information (TRUE eller FALSE) och det övergripande resultatet. Du kan titta på hur byggaren formulerar formeln baserat på dina textrutor för framtida referens.
Hur man använder flera IF-THEN-satser
Excel-användare älskar IF-THEN-satserna för deras användarvänlighet och anpassningsbarhet. Det betyder att du, förutom dess grundläggande funktionalitet, kan bädda in flera andra formler i IF-huvudsatsen. Du kan till och med lägga IF-satser i varandra, med Excel tillåter sju IF:er åt gången.
Låter som för mycket matematik, eller hur? Det är ganska enkelt och vi ska visa dig hur du kan använda mer än en IF-THEN-sats i en Excel-cell.
Hur man kapslar en funktion
Att infoga en annan formel som ett argument i Excel kallas kapsling. En enda OM-DÅ-formel kan innehålla upp till 7 olika kapslade funktioner (enligt formelbyggaren; Microsofts support föreslår upp till 64 kapslingar).
Du behöver inte kapsla samma funktion, och att kombinera OM-SÅ-formler med summor eller medelvärden är ganska vanligt. Att bygga OM-DÅ-funktioner kräver å andra sidan en anständig mängd övning och logisk progression. Om en formel inte görs bra kan det vara svårt att följa och ge felaktiga resultat.
Ett av de enklaste exemplen för att visa upp OM-DÅ häckning är för betygsuppgifter. Låt oss överväga ett exempel när testresultaten tilldelas betygen A till F med vanliga riktmärken (90, 80, 70 och 60).
Så här skulle det fungera i praktiken för en cell: “=OM(C2>=90,”A”,OM(C2>=80,”B”,OM(C2>=70,”C”,OM(C2>=60,”D”,”F”)) ))”
Låt oss bryta ner det lite. Om den numeriska poängen i cell C2 (mellan 0 och 100) är större än eller lika med 90, blir betyget A. Annars fortsätter formeln till den andra delen av påståendet, som är den andra OM-funktionen, och så på. Om poängen i C2 är mindre än 60 kommer Excel att gå igenom alla OM-SÅ-funktioner och bestämma resultatet som “F.”
Kapslingsformler är ett användbart verktyg för att utföra mer komplexa beräkningar om det behövs. De är ganska lätta att konstruera och kan ge dig snabba resultat, vilket förmodligen skulle ta mycket tid om du gjorde dem “för hand”.
OM-DÅ-funktionen kommer att göra vad du säger åt den att göra
Möjligheterna att använda OM-SÅ-funktionen är lika obegränsade som de kriterier du ger den. Nyckeln är att hålla sig till formelns enkla format och leka med detaljerna. Ta reda på vilken del av formeln som går var, och ge det sedan mening till dina egna behov.
Excel-formlerna fungerar med logik och ifrågasätter inte dina avsikter mycket. Du måste veta exakt vad du vill uppnå med uttalandet och sedan tala till programmet på det enda språk det förstår. Det betyder att förstå och veta hur man skriver en ren formel.
Vilket är det mest kreativa sättet du använde OM-DÅ-formeln i dina Excel-ark? Berätta för oss i kommentarerna nedan!