I många fall används Excel-kalkylblad för att organisera finansiell information i ett logiskt format. Och ofta kommer källdata som används för att fylla i ett kalkylblad från PDF-filer med bokslut och fakturor.
Om du vill göra informationen i ditt kalkylblad mer omfattande kan du bädda in PDF-källfilen. I den här artikeln tar vi upp hur du bäddar in en PDF i ditt Excel-kalkylblad. Dessutom kommer du att upptäcka hur du länkar PDF:en till originalfilen så att eventuella uppdateringar av originalet återspeglas i den inbäddade kopian.
Obs! Excel för Mac tillåter INTE objekt som PDF-filer, så vi hittade en begränsad lösning som du kan använda.
Hur man bäddar in en PDF i Excel på en Mac
Som tidigare nämnts, på grund av säkerhetsproblem och Apples policyer, kan du inte “direkt” bädda in en PDF i Excel för Mac som du kan med Windows. Vi har dock upptäckt en alternativ lösning som kan fungera för dig. Normalt lägger du till ett “objekt” som är PDF-filen, och du kan dubbelklicka på bilden för att öppna filen eller högerklicka och välja “Öppna”. Mac visar felet “Kan inte infoga objekt” istället. Mac låter dig fortfarande infoga Office-filobjekt eftersom den kan skanna filens app (Word, Excel, etc.) och utföra en säkerhetskontroll, men allt annat är ogiltigt.
Alternativet vi upptäckte låter dig infoga en bild eller ikon som en fil och sedan lägga till en länk till den, gör i princip samma sak som att infoga PDF-objektet. Den enda skillnaden är att du måste skapa en miniatyrbild (generisk skapelse eller en skärmdump), välja att använda en bild från filen eller bläddra efter en generisk bild i Offices bibliotek. Följ stegen nedan för att lägga till en PDF-fil i ett Excel-kalkylblad på macOS.
- Öppna “Excel” och arbetsboken som du vill bädda in PDF-filen i.
- Välj cellen där du vill placera PDF-fillänken. Bilden kommer tekniskt sett inte att finnas i cellen men det fungerar som en platshållare för att infoga den.
- Klicka på fliken “Infoga” längst upp och välj “Foto -> Bild från fil…” eller “Ikoner.”
- Bläddra efter bilden eller ikonen du vill använda som din PDF-bildlänk.
- Ändra storlek på bilden så att den passar ditt kalkylblad. Du kan också beskära den för att ta bort blanksteg.
- Högerklicka (eller tryck med två fingrar) över bilden/ikonen och välj “Hyperlänk…”
- Se till att du har valt fliken “Webbsida eller fil”, klicka sedan på “Välj” för att öppna filläsaren.
- Hitta och välj PDF-filen som du vill länka till miniatyren på kalkylarket.
- Klicka på knappen “OK”.
- För att öppna PDF-filen, dubbelklicka på ikonen eller högerklicka (eller tryck med två fingrar) på miniatyrbilden och välj “Öppna hyperlänk.”
Efter att ha följt stegen ovan får du en inbäddad PDF-fil i ditt Excel för Mac-kalkylblad. Dubbelklicka på bilden för att öppna PDF-filen eller högerklicka på den och välj “Öppna hyperlänk”. Så enkelt är det!
Genom att följa stegen för att bädda in en PDF i Excel på Mac får du ett kalkylblad som fungerar för både Mac och Windows.
Hur man bäddar in en PDF-fil i Excel på en Windows-dator
Att bädda in en PDF i ditt Excel-kalkylblad i Windows är mycket enklare än att göra det på en Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11, etc. tillåter OLE-objekt, så du kan använda alternativet “Infoga -> Objekt”.
- Starta “Excel” och sedan kalkylbladet du vill arbeta i.
- Via menyfliksområdet väljer du fliken “Infoga”.
- Klicka på “Text” och sedan på “Objekt”.
- Välj fliken “Skapa från fil” och sedan “Bläddra” för att hitta din fil.
- Välj PDF-filen och sedan “Infoga”.
- I fönstret “Objekt”, om du föredrar att filen ska visas som en ikon i motsats till en förhandsgranskning, markerar du alternativet “Visa som ikon”.
- För att skapa en länk till den ursprungliga PDF-filen, så att ändringar som görs där replikeras i den inbäddade filen, markera kryssrutan “Länk till fil”. Du måste också tillåta de uppdaterade bilderna i Inställningar.
- Klicka på “OK” för att spara ändringarna.
Ikonen visas automatiskt överst i kalkylbladets celler. Gör följande för att automatiskt anpassa filen till kolumnlayouten: - Högerklicka på den och välj sedan “Formatera objekt…”
- Klicka på fliken “Egenskaper” och välj alternativet “Flytta och storlek med celler”. Ikonen kommer nu att sträckas ut om du ändrar storleken på cellerna.
- Klicka på “OK” för att spara ändringarna.
Hur man bäddar in en PDF i Excel på en iPad
Excel har en iOS-app som erbjuder skrivbordsfunktioner. Följ dessa steg för att bädda in din PDF-fil i ett kalkylblad:
- Öppna “Excel”-appen och sedan kalkylarket du vill bädda in PDF-filen i.
- Från menyfliksområdet väljer du fliken “Infoga”.
- Tryck på “Text” och sedan på “Objekt” alternativ.
- Klicka på fliken “Skapa från fil” och välj sedan “Bläddra”.
- Välj filplatsen, t.ex. “iCloud”, välj PDF-filen och sedan “Öppna”.
- I fönstret “Objekt” markerar du kryssrutan “Visa som ikon” för att visa filen som en ikon. Om inte, kommer en förhandsgranskning av PDF:en att visas.
- För att länka till den ursprungliga PDF-filen, så att ändringar som görs i originalet uppdateras till den inbäddade filen, välj alternativet “Länk till fil”.
- Tryck på “OK” för att tillämpa ändringarna.
Filikonen visas överst på cellerna som standard. Gör följande så att ikonen automatiskt anpassas om du ändrar storleken på cellerna: - Tryck och håll ned PDF-filen och välj sedan “Formatera objekt….”
- Klicka på fliken “Egenskaper” och välj alternativet “Flytta och storlek med celler”.
- Tryck på “OK”.
Hur man bäddar in en PDF i Excel på en iPhone
Följ dessa steg för att bädda in en PDF-fil i ditt kalkylblad via Excel för iOS-appen:
- Öppna “Excel”-appen.
- Öppna kalkylarket du vill bädda in PDF-filen i.
- Via menyfliksområdet trycker du på fliken “Infoga”.
- Tryck på “Text” och sedan på “Objekt”.
- Välj fliken “Skapa från fil” och sedan “Bläddra”.
- Välj filens plats, t.ex. “Dropbox”.
- Välj PDF-filen och sedan “Öppna”.
- Från “Objekt”-fönstret, för att visa filen som en ikon, markera kryssrutan “Visa som ikon”; annars visas en förhandsgranskning av PDF-filen.
- Om du vill att ändringar som görs i den ursprungliga PDF-filen ska uppdateras i den inbäddade versionen, välj alternativet “Länk till fil”.
- Tryck på “OK” för att spara ändringarna.
Ikonen visas överst på cellerna som standard. För en autopassning som anpassar sig om du ändrar kolumnstorlekarna, gör följande: - Tryck länge på PDF-filen och välj sedan “Formatera objekt….”
- Välj fliken “Egenskaper” och välj alternativet “Flytta och storlek med celler”.
- Tryck på “OK”.
Hur man bäddar in en PDF-fil i Excel på en Android-enhet
Följ dessa steg via Excel för Android-appen för att bädda in en PDF-fil i ditt kalkylark:
- Starta “Excel”-appen.
- Öppna arbetsboken du vill arbeta i.
- Via menyfliksområdet väljer du fliken “Infoga”.
- Tryck på “Text” och sedan på “Objekt” alternativ.
- Tryck på fliken “Skapa från fil” och sedan på “Bläddra”.
- Välj filens plats, t.ex. “Google Drive”.
- Tryck på PDF-filen och sedan på “Öppna”.
- Från “Objekt”-fönstret kan du visa PDF-filen som en ikon genom att markera alternativet “Visa som ikon”. Annars kommer den att visa en förhandsgranskning.
- För att skapa en livelänk till den ursprungliga PDF-filen så att eventuella ändringar som gjorts av de ursprungliga uppdateringarna i den inbäddade versionen, markera kryssrutan “Länk till fil”.
- Tryck på “OK” för att spara ändringarna.
Som standard visas ikonen ovanpå dina Excel-celler. Gör följande för att säkerställa att den automatiskt anpassar sig och anpassar sig till alla storlekar på kolumner: - Tryck och håll ned PDF-filen och välj sedan “Formatera objekt….”
- Välj fliken “Egenskaper” och markera alternativet “Flytta och storlek med celler”.
- Tryck på “OK” för att tillämpa ändringarna.
Omfattande rapportering i Excel
Excel-kalkylblad är utmärkta för att lagra, organisera och analysera finansiell data. Dess funktioner erbjuder bekvämlighet och hjälper till att göra rapporter så kompletta som möjligt.
Excel tillåter inkludering av källfiler som referens, med ytterligare alternativet att bädda in filer. Den stöder populära filtyper inklusive PDF-filer. Du har möjlighet att visa filen som en ikon eller förhandsvisning. Du kan också skapa en länk till originalfilen så att alla ändringar som görs återspeglas i den inbäddade versionen.
Vilka andra Excel-funktioner använder du för omfattande rapportering? Berätta för oss i kommentarsfältet nedan.