Vi vet alla att syftet med en signatur är att validera ett dokuments äkthet och giltighet. När vi går från papper till dator, för nästan varje uppgift, blir det viktigt att hitta ett substitut för en signatur. Och det är precis syftet med en digital signatur. I den här artikeln guidar vi dig till att lägga till, ta bort och redigera signaturer i Word, Excel, PowerPoint-filer på Windows-datorer. Processen är liknande för dessa tre program, men här kommer vi att prata om Microsoft Word.
Hur man lägger till, tar bort och ändrar signaturer i Word-filer
En digital signatur är en krypterad elektronisk stämpel som försäkrar att informationen i det digitala dokumentet kommer från undertecknaren och inte har ändrats under övergången.
Innan du skapar en digital signatur måste du ha ett signeringscertifikat. När du skickar ett digitalt signerat dokument skickar du även ditt certifikat och en offentlig nyckel. Detta är som en försäkran om att dokumentet inte ändrades under övergången. Certifikatet är vanligtvis giltigt i ett år, men det beror på den utfärdande myndigheten.
Skapa en signaturrad i Word-fil
- Peka med markören där du vill skapa den digitala signaturraden på ditt dokument.
- Bland flikarna överst klickar du på fliken Infoga.
- Klicka på pilen på listan Signaturrad i textgruppen. Välj Microsoft Office Signature Line. Denna åtgärd öppnar dialogrutan Signaturinställning.
- Du hittar fält för följande detaljer: undertecknarens fullständiga namn, undertecknarens befattning, undertecknarens e-postadress och instruktioner till undertecknaren. Det enda fältet du behöver fylla i är instruktioner till undertecknaren. Detta steg skapar en signaturrad i dokumentet, som måste fyllas i av undertecknaren.
Signera med den digitala signaturen
- Högerklicka på signaturraden i dokumentet och klicka på Signera.
- Du kan välja en bild av din skriftliga signatur genom att klicka på den valda bilden och bläddra i den.
- Om du är surfplattaanvändare kan du också signera med pekplattan efter att ha klickat på bläckalternativet bredvid X.
Märket för en digital signatur läggs till längst ner.
Ta bort den digitala signaturen i Word-filen
Högerklicka helt enkelt på signaturraden och klicka på Ta bort signatur.
Lägg till osynliga digitala signaturer i Word-fil
Osynliga signaturer skyddar ett dokuments äkthet. En osynlig signatur gör dock dokumentet skrivskyddat om inte undertecknaren gör nödvändiga ändringar.
- Klicka på fliken Arkiv, klicka sedan på avsnittet Info och välj sedan Skydda dokument (för MS Word) / Arbetsblad (för MS Excel) / Presentation (för MS PowerPoint).
- Välj alternativet Lägg till en digital signatur från listan.
- Fyll i dialogrutan och spara inställningarna.
Ta bort osynliga digitala signaturer i Word-fil
- Klicka på fliken Arkiv, klicka sedan på avsnittet Info och välj sedan Visa signaturer.
- Klicka på pilen bredvid signaturnamnet och välj Ta bort från alternativen.
Som du kan se är stegen väldigt enkla!