Power Query nya filer och mappar som inte visas i SharePoint

När du lägger till nya filer eller mappar i ett SharePoint-dokumentbibliotek kan Power Query ibland inte upptäcka dem, även efter att du har uppdaterat frågan. I det här inlägget visar vi dig vad du ska göra om Power Querys nya filer och mappar inte visas i SharePoint.

Så här fixar du Power Query nya filer och mappar som inte visas i SharePoint

Power Query cachar metadata (fillistor, mappstrukturer) från SharePoint för att förbättra prestandan. När du ansluter via Från SharePoint-mapp lagrar Power Query en lokal ögonblicksbild av bibliotekets innehåll. Nya filer eller mappar kanske inte visas eftersom cachen inte ogiltigförklaras automatiskt eller för att den underliggande SharePoint-anslutaren använder en föråldrad vy som utesluter senaste objekt. Dessutom kan inställningar på integritetsnivå och hur Power Query löser mappsökvägar (t.ex. genom att använda en biblioteks-URL kontra en webbplats-URL) göra att den missar ändringar. I vissa fall är SharePoint REST API-svaret sidnumrerat, och Power Querys standardhantering hämtar bara den första satsen av objekt och hoppar över nyare.

Om nya Power Query-filer och mappar inte visas i SharePoint måste du först prata med din IT-administratör för att se till att du har behörighet att komma åt dem. Om problemet inte är relaterat till behörighet, följ någon av följande lösningar.

1. Rensa Power Query-cache
2. Anslut med webbplatsens rot-URL istället för bibliotekets URL
3. Använd ShrePoint REST API från Web.Contents

1. Rensa Power Query-cache

Power Query lagrar en lokal cache med mapp- och fillistor. Rensning av denna cache tvingar fram en fullständig ny hämtning från SharePoint, vilket tar bort alla inaktuella referenser till gamla mappstrukturer eller saknade filer. Gör stegen nedan för att rensa cacheminnet.

Power BI:

1. Starta Power BI-appen.
2. Gå till Arkiv > Alternativ och inställningar > Alternativ.
3. Klicka på fliken Dataladdning i avsnittet Global.
4. Klicka på Rensa cache.

Excel:

1. Öppna Excel-programmet
2. Gå till Alternativ > Spara.
3. Gå till cacheinställningarna.
4. Klicka på Ta bort cachade filer och klicka sedan på Ta bort cachade filer.

Förhoppningsvis kommer den här metoden att lösa problemet.

2. Anslut med webbplatsens rot-URL istället för bibliotekets URL

Om du ger Power Query den fullständiga webbadressen till en mapp i SharePoint (som den du ser i din webbläsare), kommer den ibland ihåg en gammal lista med filer. Men om du bara ger Power Query huvudwebbplatsens adress (hemsidan för din SharePoint-webbplats), tvingas Power Query fråga SharePoint vad som finns inne just nu och får den färska, kompletta listan varje gång.

Power BI

• Öppna Power BI-appen
• Klicka på fliken Hem > Hämta data > Mer… (sök vid behov ”SharePoint-mapp”).
• I fönstret Hämta data, sök efter SharePoint-mappen i sökrutan.
• Välj SharePoint-mapp från listan.
• Klicka på Anslut.
• I SharePoint-mappdialogrutan, klistra in webbplatsens rot-URL: https://dittföretag.sharepoint.com/sites/YourSiteName (inget efter det).
• Klicka på OK.
• I Navigator, markera kryssrutan bredvid ditt dokumentbibliotek (t.ex. ”Delade dokument”).
• Klicka sedan på Transformera data.
• I Power Query Editor klickar du på fliken Hem > Uppdatera förhandsgranskning. Bekräfta att nya objekt dyker upp.
• Klicka på Stäng och använd.

Excel

• Öppna Excel-programmet
• Klicka på fliken Data.
• Klicka på Hämta data > Från fil > Från SharePoint-mapp. Om du inte ser det alternativet klickar du på Hämta data > Från onlinetjänster > Från SharePoint-mapp.
• I fönstret SharePoint-mapp, ta bort allt i rutan Webbplats-URL och skriv exakt: https://dittföretag.sharepoint.com/sites/YourSiteName
  (Ersätt med din riktiga webbplatsadress; ingenting efter /sites/YourSiteName)
• Klicka på OK.
• I Navigator-fönstret som öppnas, till vänster, klicka en gång på ditt dokumentbibliotek (t.ex. ”Delade dokument” eller ”Dokument”).
• Klicka inte på Ladda ännu. Klicka på knappen Transformera data.
• I Power Query Editor klickar du på fliken Hem > Uppdatera förhandsgranskning (cirkelpil).
• Kontrollera att dina nya filer/mappar visas.
• Klicka sedan på Stäng och ladda.

Kontrollera slutligen om problemet är löst eller inte.

3. Använd SharePoint REST API med Web.Contents

REST API-slutpunkten returnerar den aktuella mappstrukturen varje gång frågan körs och kringgår Power Querys interna mappcache helt.

Om du använder Excel, klicka på fliken Data > Hämta data > Från andra källor > Tom fråga.

I Power Query Editor klickar du på fliken Hem > Advanced Editor.

Ta bort allt i editorn och klistra in den här koden (ersätt de tre platshållarvärdena):

let
siteUrl = "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite",
relativePath = "/sites/yoursite/Shared Documents",
apiUrl = siteUrl & "/_api/web/GetFolderByServerRelativeUrl('" & relativePath & "')/Files",
response = Json.Document(Web.Contents(apiUrl, [Headers=[Accept="application/json;odata=verbose"]])),
files = response[value][results]
in
files

Obs: Ändra din klient, din webbplats och mappsökvägen så att den matchar din SharePoint.

Om du är Power BI-användare går du till Hem > Hämta data > Tom fråga (eller Tom fråga längst ned i listan). Gå sedan till Hem > Avancerad redigerare i Power Query Editor; rensa allt och klistra in ovannämnda kod. Klicka på Klar.

Slutligen, gå till Hem > Uppdatera förhandsgranskning > Stäng och använd.

Varför kan jag inte lägga till en ny mapp i SharePoint?

Det här problemet uppstår vanligtvis på grund av otillräckliga behörigheter eller kolumnvalideringsregler som blockerar åtgärden. Om ditt bibliotek har unika behörigheter, se till att ditt konto har minst Contribute-åtkomst. Kontrollera också om det finns någon kolumnvalideringsformel, eftersom den kan förhindra att nya mappar skapas helt. En snabb lösning är att använda fliken Filer och välja Ny mapp istället för knappen +Ny, som ibland kringgår begränsningen.

Varför synkroniseras inte mina mappar med SharePoint?

Synkroniseringsfel uppstår vanligtvis när du har både ett synkroniserat bibliotek och en OneDrive-genväg till samma plats, vilket skapar en konflikt. Lösningen är att ta bort genvägen från OneDrive online, sedan ta bort länken och återlänka ditt OneDrive-konto. Kontrollera dessutom att din OneDrive-klient är uppdaterad och pausa/återuppta synkroniseringen från ikonen i systemfältet för att tvinga fram en uppdatering.