En av de mest imponerande egenskaperna hos Xero är att den ger oöverträffad insyn i din ekonomi. Den har en rad funktioner för att uppnå detta mål, varav en är möjligheten att importera dina kontoutdrag. Du kan dock ha svårt att göra det om du använder programvaran för första gången.
Inga bekymmer – den här artikeln kommer att visa dig detaljerna i att importera kontoutdrag i Xero.
Hur man importerar ett kontoutdrag till Xero
Även om Xero är en robust plattform kan du inte skicka dina kontoutdrag direkt till programmet. Istället måste du överföra informationen från din nätbanksplattform.
Detta kan låta skrämmande, men processen är ganska enkel. Det första steget är att skapa en CSV-fil. Det vanligaste sättet att göra det är att ladda ner det direkt från ditt e-bankprogram:
- Öppna din nätbanksapp och ange dina referenser.
- Hitta transaktionen du vill importera till Xero.
- Ladda ner den i SCV-format.
- Om det behövs, redigera informationen innan du importerar den till Xero.
- Se till att satsen/satserna är sparade på din dator som en CSV-fil.
Att ladda ner ett kontoutdrag från ditt e-bankprogram är enkelt. Men som med allt som har med ekonomi att göra så fungerar det inte alltid smidigt. Ditt program kan hindra dig från att ladda ner filen till din dator.
Om så är fallet kan du skapa en egen CSV-importfil med Xero. Utför följande steg för att göra det.
- Öppna Xero och gå till avsnittet “Redovisning”.
- Välj uppmaningen som leder till “Bankkonton”.
- Hitta tillämpligt bankkonto.
- Välj alternativet “Hantera konto” och tryck på funktionen “Importera kontoutdrag”.
- Använd den medföljande länken för att ladda ner din fil.
Tänk på att om du laddar ner din CSV-fil på detta sätt kommer mallen att vara regional. Vad betyder det här? Det betyder att programvaran kommer att bestämma regionen för din fil enligt ditt webbläsarspråk. Men om plattformen inte kan identifiera din region kommer den att använda nyzeeländsk engelska som standard.
När din fil är klar kan du äntligen lägga till den på ditt Xero-konto.
- Öppna Xero och navigera till “Redovisning”.
- Välj menyn “Bankkonton” och hitta kontot dit du ska överföra ditt kontoutdrag.
- Välj “Hantera konto” följt av “Importera kontoutdrag” och “Fil att ladda upp.”
- Använd menyn “Fil att ladda upp” för att lägga till ditt kontoutdrag. Att dra och släppa uttalandet är det snabbaste alternativet. Alternativt kan du trycka på funktionen “Välj fil” för att välja ett uttalande från din enhet.
- Tryck på “Nästa” och kategorisera fält i kolumner om plattformen kräver att du gör det.
- Välj önskat datumformat som du vill använda för ditt kontoutdrag.
- Tryck på “Nästa” igen och undersök din transaktion innan importen. Den här menyn låter dig ta bort alla överföringar som du inte vill inkludera i din import.
- Efter att ha granskat informationen trycker du på “Slutför import” och det är allt som behövs.
Så här redigerar du dina kontoutdrag innan du importerar dem till Xero
Som tidigare diskuterats kan du importera ditt uttalande till Xero direkt efter att du har laddat ner eller skapat din CSV-fil. Programmet kräver inte att du gör några justeringar av filen, men det betyder inte att du inte ska göra det. Genom att redigera en del av informationen på ditt kontoutdrag kan du hantera det lättare när det väl finns i systemet.
Det finns flera typer av justeringar du kan göra när du importerar filer. En av dem är att ange viss information i dina fält.
Belopp
Se till att dina inkomster och utgifter ordnas enhetligt. Med andra ord, lägg dem inte i separata kolumner och riskera att sänka effektiviteten hos din Xero-verktygslåda.
Dessutom är det mest intuitiva sättet att presentera dina inkomster och utlägg enligt följande:
- Inkomster – positiva värden
- Utlägg – negativa värden
Undvik att ange decimaler med kommatecken eftersom det kan skeva resultatet, särskilt om du har ett stort antal transaktioner i ditt kontoutdrag.
Datum
En annan bra sak med Xero är att det ger dig ett stort antal format att välja mellan. Du hittar dessa när du laddar upp dina uttalanden. De vanligaste lösningarna inkluderar:
- MM/DD/ÅÅÅÅ
- DD/MM/ÅÅÅÅ
- ÅÅÅÅ/MM/DD
Beskrivning
En beskrivning är inte obligatorisk, men den låter dig hantera dina transaktioner utan ansträngning. Genom att tillhandahålla mer information för enskilda transaktioner behöver du inte undra varifrån den kom eller varför du gjorde betalningen. Detta stämmer perfekt med ditt mål – att hålla din ekonomi navigerbar och transparent.
Betalningsmottagare
Dina betalningsmottagares uppgifter kan vara den viktigaste informationen att inkludera i ditt kontoutdrag. Den talar om för dig vem du gjorde betalningen till, vilket eliminerar alla gissningar i samband med denna process.
Du kan använda befintliga Xero-kontakter för att ange dina betalningsmottagare. Se i så fall till att namnet i dina Xero-kontakter är identiskt med det i din fil. Annars riskerar du att skapa dubbletter och överväldiga ditt kalkylblad med onödig information.
Referens- och kontrollnummer
Om du är som de flesta gör du förmodligen kreditkortsauktoriseringar eller SWIFT-betalningar dagligen. Det kan dock vara svårt att skilja mellan dessa överföringar om du inte använder ett visst antal. Det är där din referens kommer in. Var noga med att lägga till den i din fil innan du laddar upp ditt uttalande.
Detsamma gäller checknummer. Oavsett vem du gör det till, vill du ha ett nummer bredvid din check för enklare identifiering.
Importfel
Här är några av de fel du kan stöta på när du importerar kontoutdrag till Xero:
- Ogiltig data – Se till att du använder rätt format.
- Timeout-fel – Ladda upp färre transaktioner åt gången.
- Det uppstod ett problem med att importera filen – Kontrollera om du använder rätt kolumnformat eller justering.
Bli ett försiktigt finansiellt sinne
Det finns inget behov av att manuellt granska dina transaktioner när du kan ladda upp kontoutdrag till Xero inom några sekunder. Glöm inte att formatera din fil korrekt och inkludera viktig information för att förenkla din ekonomiska hantering.
Hur många påståenden importerar du till Xero? Använder du några andra verktyg för din ekonomi? Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.