Visste du att ditt Excel-ark kan ha upp till 1 048 576 rader? Det är rätt. Tänk dig nu att tilldela nummer till var och en av dessa rader manuellt. Vi pratar inte om de befintliga siffrorna längst till vänster. De är bara markörer, till exempel i relation till celler (A3, B3, A10, B10, etc.) som inte tekniskt integreras som en del av en rads data, eller fungerar som unika identifierare. Det du vill ha är siffror som kan associeras med varje rad med data för scenarier som att skapa serienummer eller avdelningsnummer, tillämpa numrerade rader på grupperade sektioner, etc.
För att utveckla ett utmärkt Excel-kalkylblad eller arbetsbok är det absolut nödvändigt att ange dina data på ett välorganiserat sätt. Du vill att varje rad ska ha en “unik identifierare” som hjälper dig att peka ut specifika rader för analys eller presentation för en publik. Att använda något som “Cell B4 eller G2” är inte kopplat till data som sträcker sig över raderna. Du behöver kolumner som har unika nummer som faktiskt knyter an till data i raderna, precis som förnamnet som knyter an till efternamnet inom samma rad.
Det som är bra är att Excel kan göra allt det hårda arbetet åt dig. Du kan beordra den att autofylla radnummer och hjälpa dig att arbeta med ditt dokument i en mycket snabbare takt.
Den här artikeln visar hur du automatiskt numrerar rader i Excel.
Anledningar till att automatiskt skapa numrerade rader i Excel
Att manuellt tilldela radnummer är utan tvekan en uppgift som kan vara frustrerande och tidskrävande. Till att börja med kan du göra misstag och upprepa siffror, en situation som kan komplicera dataanalys och potentiellt resultera i fel i dina beräkningar. Ingenting är mer pinsamt än att presentera ett dokument som är dåligt organiserat eller laddat med fel. Det kan få dig att se oförberedd och oprofessionell ut.
Dessutom är den automatiska numreringen av rader det bästa sättet att skapa unika identifierare. Processen säkerställer noggrannhet och unikhet.
Om ditt dokument är för stort kan du tilldela nummer manuellt och göra misstag. Men det är knappast ett alternativ om ditt ark har hundratals eller tusentals rader. Att manuellt numrera var och en slösar bort värdefull tid som du kan lägga på att hantera de mer tekniska bitarna i ditt ark.
Ett exempel inkluderar avdelningsnummer, där du vill ha tre siffror för var och en och börja med 100. Problemet är att du har över 300 avdelningar i ditt företag och att manuellt skriva in siffrorna i celler leder till misstag som påverkar allt, från rapporter och dataanalys till exakta kategorier och omedelbar datahämtning.
Ett annat exempel är där du har grupper av rader för specifika ämnen, kategorier, avdelningar eller till och med referensmaterial. Du vill att varje grupp ska börja med nummer ett. Med så många grupper att hantera leder manuella inmatningar snabbt till misstag som förändrar organisation, datahämtning och möjligen prioritetsnivåer där 1 är viktigast och 1000 är minst.
Lyckligtvis kommer Excel med flera verktyg som är utformade för att hjälpa dig att tilldela nummer automatiskt. Detta kan hjälpa dig att vara mer ekonomisk med din tid och ta fram ett välorganiserat dokument som inte bara är korrekt utan också lätt för ögat. Att hämta data från kalkylbladet/databasen är mer hanterbart. Att hitta specifika data eller prioriterade ämnen/objekt/processer är exakt och effektivt utan fel.
Summan av kardemumman är att människor inte är perfekta när det kommer till datainmatning, men automatiserade system garanterar precision och noggrannhet (till viss del). Närhelst du har tusentals datainmatningar gör automatisk numrering det på ett tillförlitligt sätt.
Låt oss se hur vart och ett av dessa verktyg fungerar.
Automatisk numrering av Excel-rader med hjälp av fyllningshandtaget
Excel Fill Handle, även kallat Drag Fill Handle, är en liten pilknapp som visas i det nedre vänstra hörnet av en aktiv cell. Den används för att automatiskt fylla i ett cellintervall i en kolumn baserat på informationen i de föregående raderna.
Fyllningshandtaget fungerar genom att identifiera ett mönster och sedan följa det.
Så här numrerar du rader automatiskt i Excel med hjälp av fyllningshandtaget.
- Öppna ditt Excel-ark.
- Ange det första värdet (1) i den första cellen i den önskade kolumnen.
- Ange det andra värdet (2) i cellen direkt under det första.
- Markera båda cellerna.
- Tryck och håll kvar på fyllningshandtaget som finns i det nedre högra hörnet av den nedre cellen.
- Dra försiktigt ned handtaget tills du har valt alla rader som du vill tilldela nummer
- När du kommer till den sista raden av intresse, släpp musen.
Efter dessa steg kommer Excel att fylla alla celler i den valda kolumnen med siffror, från “1” ner till vilket nummer du vill. Dessa nummer blir unika identifierare för data i raden när A6 och B6 inte gör det.
Automatisk numrering av Excel-rader med hjälp av ROW-funktionen
Fyllningshandtaget och seriefunktionen är enkla att utföra, men de misslyckas på ett avgörande område: automatisk uppdatering av siffror när du lägger till nya rader i ditt ark eller till och med tar bort några.
Om du till exempel infogar en ny rad mellan rad 3 och 4, kommer den nya raden inte att ha en nummeridentifierare. Du måste formatera hela kolumnen och utföra båda kommandona på nytt.
Gå in i ROW-funktionen och problemet försvinner!
Med radfunktionen kan du tilldela nummer som automatiskt uppdateras när vissa rader raderas eller nya infogas.
Så här använder du ROW-funktionen.
- Klicka på den första cellen där den automatiska numreringen börjar.
- Skriv in följande formel i cellen:
=ROW(A2) - 1
Kom ihåg att byta ut referensraden i enlighet med detta. Vi har antagit att vår referensrad är A2 här, men det kan vara vilken annan rad som helst i din fil. Beroende på var du vill att dina radnummer ska visas kan det vara A3, B2 eller till och med C5.
Om den första cellen som ska numreras är A3 ändras formeln till=ROW(A3) - 2. Om det är C5 är formeln att använda=ROW(C5)– 4 - När ett nummer har tilldelats den markerade cellen, för markören över draghandtaget i det nedre vänstra hörnet och dra det ner till den sista cellen i din serie.
Hur man automatiskt numrerar rader i Excel utan att dra
Att dra fyllningshandtaget nedåt tills du har valt alla rader som du vill tilldela nummer fungerar perfekt för små Excel-filer med bara några rader. Om filen har hundratals eller tusentals rader kan det vara lite tröttsamt och tidskrävande att dra.
Lyckligtvis erbjuder Excel ett sätt att numrera dina rader automatiskt utan att använda dragknappen: fyllningsseriens funktion.
Excel-fyllningsseriens funktion används för att generera sekventiella värden inom ett specificerat cellintervall. Till skillnad från fyllningshandtagets funktion ger denna funktion dig mycket mer kontroll. Det ger dig chansen att specificera det första värdet (som inte behöver vara “1”), stegvärdet, såväl som det slutliga (stopp-)värdet.
Låt oss till exempel säga att dina start-, steg- och stoppvärden är 1, 1 respektive 10. I den här situationen kommer fyllningsserien att autofylla 10 rader i den valda kolumnen, med början med “1” i den första cellen, “2” i den andra cellen, till “10” i den sista cellen.
Så här fyller du radnummer automatiskt i Excel med hjälp av fyllningsseriens funktion:
- Välj den första cellen som du vill tilldela ett nummer till.
- Ange det första värdet, säg 10, i den första cellen.
- Klicka på “Hem” överst på ditt ark.
- Klicka på “Fyll” och välj sedan “Serier” från rullgardinsmenyn. Detta bör öppna en flytande dialogruta i mitten av ditt ark.
- I dialogrutan väljer du “Kolumner” i avsnittet “Serier i”.
- Vid det här laget anger du stegvärdet (“1” som standard) och anger sedan stoppvärdet i de avsedda utrymmena.
- Klicka på “Ok”
Et voila! Alla celler i den valda kolumnen kommer nu att ha unika och sekventiella serienummer för enkel identifiering.
Hur man automatiskt numrerar filtrerade rader i Excel
Filtret är en funktion som låter dig sålla (eller dela) din data baserat på kriterier. Det gör att du kan välja vissa delar av ditt kalkylblad och låta Excel visa endast dessa celler.
Till exempel, om du har massor av repetitiva data kan du enkelt filtrera bort alla dessa rader och lämna precis det du behöver. Endast de ofiltrerade raderna kommer att visas på skärmen vid varje given tidpunkt.
När du presenterar data gör filtrering att du kan dela precis vad din publik behöver utan att kasta för mycket information på en gång. Denna situation kan förvirra och komplicera dataanalys.
Även om du har filtrerat din data kan du fortfarande lägga till radnumrering i ditt ark.
Så här går du tillväga.
- Filtrera dina data.
- Välj den första cellen som du vill tilldela ett nummer och ange sedan följande formel:
=SUBTOTAL(3,$B$2:B2)
Det första argumentet, 3, instruerar Excel att räkna siffrorna i intervallet.
Det andra argumentet, $B$2:B2, är helt enkelt intervallet av celler du vill räkna. - Ta tag i fyllningshandtaget (+) i det nedre högra hörnet av cellen och dra det nedåt för att fylla i alla andra celler i det angivna intervallet.
Håll dig organiserad
Excel är ett användbart verktyg för att hantera data och utföra alla möjliga beräkningar. Men det gör inte alltid ditt liv lätt. En uppgift som kan vara tidskrävande och frustrerande är att tilldela nummer till rader.
Lyckligtvis finns det flera verktyg som hjälper dig att tilldela nummer automatiskt. Detta kan vara ett säkert sätt att skapa en välorganiserad fil som är lätt att läsa.
Har du testat att köra någon av Excel-numreringsfunktionerna som beskrivs i den här artikeln? Fungerade det?
Låt oss veta i kommentarsfältet nedan.