En av de mest imponerande funktionerna i Microsoft Excel är att du kan dela dina filer med andra för visning/redigering. Men ibland vill du inte att de ska manipulera originaldata. Snarare behöver du bara dem för att inspektera dokumentet och återkoppla det för revision utan att göra några justeringar.
Det är där låsceller kommer in, men hur fungerar det? Här är en djupgående guide om hur du låser celler i Excel.
Låsa celler i Excel
Excel har funnits i nästan fyra decennier. Under åren har den genomgått omfattande förändringar, men vissa funktioner har förblivit i stort sett desamma. En av dem är låsceller.
Stegen är liknande, om inte identiska, i alla versioner av detta kalkylprogram.
- Öppna ditt kalkylblad.
- Markera de celler du vill skydda. Du kan använda musen eller genvägen “Ctrl + Mellanslag” för att göra det.
- Navigera till ditt “Hem”-fönster.
- Välj “Alignment” och tryck på pilsymbolen.
- Gå till din “Skydd”-meny.
- Välj “Låst”.
- Tryck på “OK”-knappen för att lämna menyn.
- Gå till “Granska”, gå till “Ändringar”, välj alternativet “Skydda arbetsbok” eller “Skydda ark” och använd låset igen. Skriv in lösenordet du måste ange för att låsa upp cellerna.
Det är allt som finns. Du kommer nu att kunna dela din fil utan att oroa dig för om den andra parten kommer att störa data.
Hur låser du alla celler i Excel?
Ovanstående steg gör att du kan låsa specifika celler i Excel. Men vad händer om du vill gå ett steg längre och låsa alla celler? På så sätt kommer användaren som du delar data med inte att kunna ändra ens den minsta delen av ditt kalkylblad. Dessutom eliminerar det risken att lämna en eller flera celler olåsta av misstag.
Det är en omfattande åtgärd, men den är lika enkel som den första metoden.
- Öppna Excel och hitta kalkylbladet du vill låsa.
- Välj “Granska” följt av “Ändringar” och “Skydda ark.”
- Du kan nu välja ett antal alternativ för att hindra andra från att ändra cellerna, beroende på dina preferenser:
a. “Låst” hindrar användaren från att ta bort eller infoga kolumner och rader.
b. “Formatera celler” hindrar användaren från att förstora eller förminska kolumner och rader.
c. “Använd pivotdiagram” och “Använd pivottabell” hindrar användaren från att komma åt pivotdiagram respektive pivottabeller
d. “Autofyll” hindrar användaren från att utöka valda delar med Autofyll-funktionen.
e. “Infoga och ta bort” hindrar användaren från att lägga till och ta bort celler. - Markera rutan bredvid alternativet “Sheet”.
- Ange koden som den andra parten behöver använda för att låsa upp cellerna om du bestämmer dig för att dela lösenordet med dem.
- Tryck på “OK”-knappen och du är klar.
Hur låser du celler i Excel med ett villkor?
En stor del av att arbeta i Excel handlar om din förmåga att tillämpa villkor. Om du har gjort enorma framsteg med dina förutsättningar och inte vill att någon ska undergräva det, är låsning av dina celler ett bra alternativ.
Men detta betyder inte att du behöver vidta svepande åtgärder och låsa alla celler. Excel låter dig begränsa endast de med ditt tillstånd.
- Ta fram ditt kalkylblad och gå till avsnittet “Granska”.
- Navigera till “Ändringar” och klicka på “Avskydda ark.”
- Ange lösenordet du använde för att låsa ditt ark och tryck på knappen “OK”. Om du inte har begränsat ditt ark, fortsätt till nästa steg.
- Markera de celler som du vill göra förbjudna med musen eller tangentkombinationen “Ctrl + Mellanslag”.
- Använd “Villkorlig formatering” och gå till “Villkor 1.”
- Välj “Formatera” och välj “Formatera celler”.
- Navigera “Skydd”, markera “Låst” bredvid lämplig ruta och välj “OK”.
Hur låser du celler i Excel snabbt?
Som tidigare diskuterats har celllåsfunktionen varit en stapelvara i Excel i många år. Den har inte genomgått större översyn, men den har förbättrats i de senaste versionerna. Till exempel låter nyare utgåvor av Excel dig lägga till en snabblåsknapp i verktygsfältet. Det låter dig begränsa de markerade cellerna med en enda knapptryckning.
Låt oss se hur du kan infoga funktionen i din meny och hur den fungerar.
- Öppna ett kalkylblad och gå till “Hem”.
- Hitta “Format” och välj funktionen “Lås cell”.
- Högerklicka på “Lås cell” och välj den prompt som låter dig inkludera funktionen i avsnittet “Snabbåtkomst”.
- Gå tillbaka till ditt kalkylblad och kolla in låscellsgenvägen i den övre delen av filen.
- För att använda genvägen, välj helt enkelt en eller flera celler och tryck på låssymbolen i verktygsfältet. Beroende på din version kan programmet be dig ange ett lösenord. Du vet att cellen är begränsad om genvägstangenten har en mörk bakgrund.
Hur förhindrar du användare från att välja låsta celler?
Att hindra andra från att välja låsta celler är användbart på två sätt. För det första minskar det ytterligare risken för oönskade förändringar. Och för det andra hjälper det till att öka den andra partens produktivitet genom att separera de tillgängliga cellerna från de otillgängliga.
- Starta ditt kalkylark och gå till “Granska”.
- Om din arbetsbok är skyddad, tryck på knappen “Avskydda ark” i fönstret “Ändringar”.
- Välj “Skydda ark”.
- Se till att alternativet “Välj låsta celler” är markerat.
- Tryck på “OK” och du kommer inte längre att kunna markera begränsade celler. Du kan navigera mellan olåsta celler med hjälp av piltangenterna, Enter eller Tab.
Skydda dina data från nyfikna ögon
Även om det är oundvikligt att dela data när man samarbetar i ett Excel-projekt, finns det ingen anledning att låta andra manipulera känslig information. Med låscellsfunktionen till hands kan du begränsa så många celler du vill för att förhindra obehöriga ändringar.
Har du någonsin haft problem med dataförlust/datamanipulering i Excel? Om så är fallet, vad gjorde du för att skydda dina uppgifter? Berätta för oss i kommentarsfältet nedan.